Henkilötieto-ohje ja

Korkeakoulujen opintotietojen tietosuojan käytännesäännöt

Tätä ohjetta päivitetään tarvittaessa.

1 Ohjeen tarkoitus.

2 Julkisuus, salassapito ja tietosuoja.

2.1 Julkisuusperiaate.

2.2 Viranomaisen asiakirjan käsite.

2.3 Salassapito.

3 Henkilötietojen suoja.

3.1 Keskeiset käsitteet

3.1.1. Henkilötieto ja henkilötietojen käsittely.

3.1.2 Viranomaisen henkilörekisteri

3.2 Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

3.3 Tiedon antaminen henkilötietoja sisältävästä asiakirjasta.

3.3.1 Tiedon antaminen asiakirjasta suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi.

3.3.2 Tiedon luovuttaminen asiakirjasta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa.

3.3.3 Oikeus saada tietoja valtuutuksen perusteella.

3.3.4. Henkilöllisyyden osoittaminen.

3.3.5 Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa.

4 Päätöksenteko henkilötietoasioissa.

4.1 Päätöksen tekeminen tiedon antamisesta ja luovuttamisesta.

4.1.1 Päätöksentekomenettely: voidaanko tieto antaa.

4.1.2 Päätöksentekomenettely: voidaanko tieto antaa pyydetyssä muodossa.

4.1.3 Julkisuuslain nojalla pyydettyjen tietojen antamisesta perittävät maksut

4.2 Päätöksen tekeminen rekisteritietojen tarkastamisesta.

4.3 Päätöksen ja rekisterimerkinnän korjaaminen.

5 Julkisuus ja tietosuoja opintoasioissa.

5.1 Henkilötietojen käsittely opiskelijavalinnoissa.

5.1.1 Opiskelijavalinnan henkilörekisterit.

5.1.2 Kansainväliset valinnat.

5.1.3 Vaihto-opiskelu ja sivuaineopiskelu.

5.1.4 Opiskelijavalinnassa käsiteltävien henkilötietojen ja asiakirjojen julkisuus ja salassapito.

5.1.5 Opiskelijavalintaa koskevien henkilötietojen antaminen ja luovuttaminen.

5.2 Henkilötietojen käsittely opintojen aikana.

5.2.1 Opiskelijoiden henkilötietoja sisältävien asiakirjojen julkisuus ja salassapito.

5.2.2 Opintotietorekisteri.

5.2.3 Opiskelijoiden osoite- ja muiden yhteystietojen käsittely.

5.2.4 Henkilötietojen käsittely ilman rekisteröidyn suostumusta.

5.2.4.1 Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely.

5.2.4.2 Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä.

5.2.4.3 Ylioppilaskunnan ja opiskelijakunnan oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja.

5.2.4.4 Elintärkeä etu.

5.2.5 Henkilötietojen käsittely rekisteröidyn suostumuksen perusteella.

5.2.5.1 Mielipide- ja markkinatutkimus sekä suoramarkkinointi.

5.2.5.2 Henkilömatrikkelit.

5.2.5.3 Sukututkimus.

5.2.5.4 Suositeltavat suostumuslausekkeet opintotietorekisteriin.

Tietojani saa luovuttaa mielipide- ja markkinatutkimukseen sekä markkinointiin.

Kiellän tietojeni luovuttamisen henkilömatrikkeleihin.

Kiellän tietojeni luovuttamisen sukututkimukseen.

Suostumukset korkeakoulun tarjoamien palveluiden toteuttamista varten.

5.2.6 Henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

5.2.7 Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten.

5.2.7.1 Tutkimus.

5.2.7.2 Tilasto.

5.2.7.3 Viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät.

5.2.7.4 Kyselytutkimukset.

5.2.8 Henkilötietojen käsittely valmistuneiden ja entisten opiskelijoiden osalta.

5.3 Arkaluontoisten tietojen käsittely.

6 Erityistilanteita.

6.1 Tietojen luovuttaminen etsivään nuorisotyöhön.

6.2 Kriisiviestintä.

6.3 Jos sukupuoli tai henkilötunnus muuttuu.

6.4 Kuolleen opiskelijan henkilötiedot.

6.5 Korkeakoulun antamien tutkintotodistusten ja vastaavien asiakirjojen oikeellisuuden tarkastaminen.

6.6 Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely internetissä ja muussa tietoverkossa.

1 Ohjeen tarkoitus

Opintotietojen tietosuojan käytännesääntöjen laatimiseksi tehtiin aloite RAKETTI-Opi –hankkeessa (https://confluence.csc.fi/display/OPI/RAKETTI-OPI). Kesällä 2012 sovittiin OHA-forumilla (yliopistojen opintohallinnon ja –palveluiden johtajien ja päälliköiden muodostama verkosto, www.oha-forum.fi), että opintoasioiden lakimiehet Laura Karppinen (HY) ja Anna Johansson (Aalto) laativat ehdotuksen korkeakoulujen yhteisiksi käytännesäännöiksi opiskelijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Tavoitteena oli laatia käyttökelpoiset toimintasuositukset korkeakouluille tyypillisiin tilanteisiin. Tarkoitus on, että käytännesäännöistä on hyötyä monille eri käyttäjäryhmille: sekä tietojen käsittelyä suunnitteleville ja koordinoiville henkilöille että niille, jotka työssään käytännössä käsittelevät opiskelijoiden henkilötietoja.

Ohjeesta on tullut varsin laaja, koska henkilötietojen käsittelyä ja korkeakoulujen asiakirjojen julkisuutta koskeva lainsäädäntö on monimutkainen. Ohjeen käytettävyyttä käytännön tilanteisiin on pyritty parantamaan esimerkein ja faktalaatikoin.

Tietosuojakäytänteet eivät sido korkeakouluja, vaan kyseessä on suositus. Tietosuojavaltuutettu kuitenkin tarkastaa käytännesääntöjen lainmukaisuuden (HetiL 42 §), joten käytännesääntöjä noudattava korkeakoulu voi lähtökohtaisesti pitää toimintaansa lainmukaisena.

 

2 Julkisuus, salassapito ja tietosuoja

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, JulkL) sääntelee sitä, mitkä viranomaisen asiakirjat ovat julkisia ja mitkä asiakirjat ja tiedot salassa pidettäviä. Henkilötietolaki (523/1999, HetiL) taas sääntelee henkilötietojen käsittelyä. HetiL ohjaa sellaistenkin henkilötietojen käsittelyä, jotka ovat julkisia. Tietosuoja ei ole sama kuin salassapito vaan tarkoittaa, että henkilötietoja, niin julkisia kuin salassa pidettäviä, saa käsitellä vain laissa säädetyin edellytyksin. Julkisuutta, salassapitoa ja tietosuojaa koskevat siis yleislakeina HetiL ja JulkL. Lisäksi säännöksiä voi olla erityislaeissa. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen (jäljempänä korkeakoulujen) osalta tällaisia erityislakeja ovat etenkin yliopistolaki (558/2009, YOL) ja ammattikorkeakoululaki (351/2003, AMKL).

Suomen perustuslaki turvaa jokaiselle sekä yksityiselämän ja henkilötietojen suojan että oikeuden saada tieto julkisesta asiakirjasta. Nämä molemmat perusoikeudet on siis lainsäädännössä sovitettava toisiinsa, ja viranomaisten kuten korkeakoulujen pitää turvata kummankin oikeuden toteutuminen.

 

2.1 Julkisuusperiaate

 

Fakta 1 Kaikki korkeakoulun hallussa olevat asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen ole säädetty toisin.

 

Yliopiston kaikkeen toimintaan sovelletaan julkisuuslakia (YOL 30.2 §). Jo perustuslaista ilmenevä ja JulkL:ssa täsmennetty julkisuusperiaate tarkoittaa, että viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei laissa erikseen toisin säädetä. Jokaisella on oikeus pyynnöstään saada tieto julkisesta asiakirjasta. Mitään tietoa tai asiakirjaa ei voida viranomaispäätöksellä tai yksittäisen työntekijän päätöksellä "julistaa salaiseksi", vaan tieto tai asiakirja on salassa pidettävä vain, jos sille on laissa salassapitoperuste.

Yliopiston velvollisuutena on edistää toimintansa avoimuutta, tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa. Tämä tarkoittaa opintohallinnossa esimerkiksi sitä, että opintohallinnon julkiset asiakirjat on asianmukaisesti järjestetty ja ne ovat helposti yleisön saatavissa. Palveluista ja toiminnasta pitää tiedottaa, ja tarvittaessa on laadittava oppaita, tilastoja ja muita tietoaineistoja.

 

2.2 Viranomaisen asiakirjan käsite

Asiakirja tarkoittaa kirjallisen ja kuvallisen esityksen lisäksi sellaista käyttönsä vuoksi yhteen kuuluviksi tarkoitetuista merkeistä muodostuvaa tiettyä kohdetta tai asiaa koskevaa viestiä, joka on saatavissa selville vain automaattisen tietojenkäsittelyn tai äänen- ja kuvantoistolaitteiden taikka muiden apuvälineiden avulla (JulkL 5.1 §). Esimerkiksi valintakoelautakunnan pöytäkirja, opintorekisteriote, hakijan valintakoesuoritus (koepaperi tms.) ja korkeakoulun työntekijän opiskelijalle lähettämä sähköposti ovat asiakirjoja.

Viranomaisen asiakirja tarkoittaa viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten (JulkL 5.2 §).

Viranomaisen asiakirjana ei pidetä mm. työntekijälle työosoitteeseen  lähetettyä asiakirjaa, joka ei liity viranomaisen toimintaan vaan esim. työntekijän yksityisasioihin. Myöskään alustavat muistiinpanot tai alustavat luonnokset eivät ole viranomaisen asiakirjoja. Sisäisen työskentelyn asiakirjat, esimerkiksi työntekijöiden toisilleen lähettämät, työtehtäviä koskevat sähköpostit, eivät ole viranomaisen asiakirjoja, elleivät ne sisällä sellaisia tietoja, että ne arkistolainsäädännön mukaan on liitettävä arkistoon. On kuitenkin huomattava, että kaikki päätökseen vaikuttaneet seikat on tuotava ilmi päätöksen perusteluissa; olennaisia seikkoja ei saa piilottaa muistiinpanoihin tai käydä niistä vain sisäistä keskustelua, vaan ne on ilmaistava myös lopullisissa asiakirjoissa. Vain viranomaisen sisäistä käyttöä varten hankitut asiakirjat kuten esim. henkilöstökoulutukseen hankitut aineistot eivät ole viranomaisen asiakirjoja.

Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa erikseen toisin säädetä. Julkisuus koskee siis asiakirjoja, ei suullista informaatiota kuten esimerkiksi keskustelun sisältöä, jota ei ole kirjattu muistiin. Viranomaiselle toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut.

 Esimerkki: Jos opiskelija hakee opintojen hyväksilukua, hakemus tulee julkiseksi, kun opiskelija on jättänyt sen kansliaan. Sähköisesti toimitettu hakemus katsotaan viranomaisen saamaksi, kun hakemus on viranomaisen käsiteltävissä tietojärjestelmässä.

Keskeisimmät viranomaisen (korkeakoulun) laatimat opintohallinnon asiakirjat tulevat julkiseksi seuraavasti:

-pöytäkirja, kun se tarkastuksen jälkeen on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu

-päätös, lausunto tai ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten korkeakoulussa laaditut muistiot, pöytäkirjat yms. asiakirjat, kun päätös, lausunto, toimituskirja tai sopimus on allekirjoitettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu

-muut asiakirjat: kun asia, jota asiakirja koskee, on korkeakoulussa käsitelty loppuun.

Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei ole vielä julkinen (esim. tarkastamaton pöytäkirja), on korkeakoulun harkinnassa. Harkinnassa on huolehdittava, ettei tietojen saamista korkeakoulun toiminnasta rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista ja että tiedon pyytäjiä kohdellaan tasapuolisesti.

 

2.3 Salassapito

 

Fakta 2 Tieto on salassa pidettävä vain, jos se on laissa säädetty salassa pidettäväksi. Julkisuus koskee asiakirjaan tallennettua tietoa, salassa pidettävä tieto voi olla asiakirjaan tallennettu tai tallentamaton.

 

 

Salassa pidettävät henkilötiedot on säännelty JulkL 24 §:ssä. Salassapito tarkoittaa sekä velvollisuutta asiakirjan salassapitoon että vaitiolovelvollisuutta, siis velvollisuutta olla ilmaisematta tietoa asiakirjasta tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä. Vaikka siis asiakirjajulkisuus koskee vain asiakirjaan merkittyä tietoa, vaitiolovelvollisuus koskee myös esimerkiksi puhelinkeskustelussa saatua tietoa, jos kyseinen tieto olisi salassa pidettävä asiakirjaan merkittynä. Tietoja koskee myös hyväksikäyttökielto: kielto käyttää salassa pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Yksittäisten valinta- ja opintotietojen julkisuutta tai salassapitoa on käsitelty ohjeessa kunkin asian yhteydessä.

Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto koskevat korkeakoulun palveluksessa olevia tai luottamustehtävää hoitavia.

Esimerkki: opiskelijalla ei ole vaitiolovelvollisuutta toisen opiskelijan terveystiedoista, jos hän on saanut tiedot vain tuttavuussuhteen perusteella. Sen sijaan opiskelijalla on vaitiolovelvollisuus, jos hän on saanut jonkun opiskelijan terveystietoja toimiessaan vaikkapa valintalautakunnan jäsenenä tai tutorina.

Salassapito ja vaitiolo kohdistuvat sivullisiin; omasta asiastaan jokaisella on yleensä oikeus saada tieto. Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto koskevat myös sitä, joka on saanut salassa pidettäviä tietoja lain tai lain perusteella annetun luvan nojalla. Tällaisessa tapauksessa tietoa saa kuitenkin käyttää sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamiseen, johon asianosaisen tiedonsaantioikeus on perustunut.

Esimerkki: Salassa pidettävää tietoa toisen hakijan valintakoesuorituksesta saa käyttää omasta valintapäätöksestä tehtävässä muutoksenhaussa. Hakija ei kuitenkaan saa laittaa tietoa toisen hakijan valintakoesuorituksesta esimerkiksi omaan Facebook-päivitykseensä.

Korkeakoulun sisällä salassa pidettävän tiedon voi antaa niille työntekijöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Salassa pidettävän tiedon voi muuten antaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty tai jos se, jonka etujen suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa.

 

3 Henkilötietojen suoja

 

 

Fakta 3 Korkeakoulujen henkilörekistereihin ja muihin asiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot voivat olla julkisia tai salassa pidettäviä. Henkilötietojen suoja eli tietosuoja on eri asia kuin tiedon salassapito. Tietosuoja tarkoittaa, että kaikessa henkilötietojen käsittelyssä on otettava huomioon henkilötietoja koskeva lainsäädäntö.

 

 

3.1 Keskeiset käsitteet

3.1.1. Henkilötieto ja henkilötietojen käsittely

Henkilötietolaki perustuu EU:n tietosuojadirektiiviin. Henkilötietolakia sovelletaan käsiteltäessä henkilörekisteriin kuuluvia tietoja tai käsiteltäessä muitakin henkilötietoja automaattisesti.

Henkilötietolain mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi.

esim. "Matti Möttönen opiskelee Helsingin yliopistossa kansantaloustiedettä" on henkilötieto

Henkilötietolain mukaan henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä.

esim. opiskelijavalinnassa valittujen listan tulostaminen on henkilötietojen käsittelyä

3.1.2 Viranomaisen henkilörekisteri

Henkilötietolain mukaan henkilörekisterillä käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta.

HetiL:n henkilörekisterin määritelmä perustuu loogiseen rekisterikäsitteeseen. Looginen rekisterikäsite tarkoittaa, että samaan henkilörekisteriin luetaan kuuluviksi kaikki ne tiedot, joita käytetään samassa käyttöyhteydessä riippumatta siitä, miten ja mihin ne on talletettu. Esimerkiksi opintotietorekisteriin kuuluvat mm. sähköisen opintotietorekisterin tiedot samoin kuin yksiköissä säilytettävät tenttitulosluettelot. Näitä kaikkia tietoja käytetään opiskelun järjestämiseksi ja hallinnoimiseksi.

Pelkkä automaattisen tekstinkäsittelyn avulla laadittu asiakirja ei vielä muodosta henkilörekisteriä, vaikka asiakirjassa käsiteltäisiinkin henkilötietoja. Henkilötietoja sisältävät päätösluettelot tai päätöspöytäkirjat eivät ole henkilörekistereitä, jos henkilö tai toimielin tekee päätöksiä useista erityyppisistä asioista, koska asiakirjat eivät tällöin ole yhtenäiseen käyttötarkoitukseen muodostettu tietojoukko. Opintotietorekisterin tietolähteinä käytettävät hallintopäätökset, esimerkiksi päätös hyväksiluvun myöntämisestä opiskelijalle, ja muut asiakirjat, esimerkiksi opiskelijan koesuoritus, eivät ole osa opintotietorekisteriä vaan rekisterin tausta-aineistoa. Päätösluetteloon tai pöytäkirjaan voi sisältyä liite henkilörekisteristä, esim. luettelo opiskelupaikan saaneista voi olla opiskelijavalintarekisteristä otettu. Tällaisissa tapauksissa kyseistä yksittäistä asiakirjaa käsitellään esimerkiksi tietojen luovuttamisesta päätettäessä kuten henkilörekisteritietoa.

Rekisterinpitäjä tarkoittaa yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Valtakunnallisten valintarekisterien rekisterinpitäjä on opetushallitus. Korkeakoulukohtaisten opintorekisterien rekisterinpitäjä on kyseinen korkeakoulu. Korkeakoulun on päätettävä, kuka henkilökunnassa edustaa rekisterinpitäjää, jotta edustajan yhteystiedot voidaan ilmoittaa rekisteriselosteessa.

3.2 Henkilötietojen käsittelyn yleiset periaatteet

 

Fakta 4 Henkilötietojen käsittelyn vaatimukset eivät koske vain henkilötietojen luovuttamista korkeakoulun ulkopuolelle vaan myös jokapäiväistä käsittelyä korkeakoulun sisällä

 

 

Henkilötietojen käsittelylle pitää ylipäätään olla laissa säädetty peruste. Korkeakouluissa hakijoiden, opiskelijoiden ja valmistuneiden tietojen käsittelyn peruste on henkilötietolain 8 §:n 5 kohdan mukainen hakijoiden, opiskelijoiden ja valmistuneiden asiakassuhteeseen verrattava asiallinen yhteys korkeakoulun toimintaan. Henkilötietoja tulee käsitellä huolellisesti (esim. tietoturvasta tulee huolehtia), niiden käyttö tulee etukäteen suunnitella (esim. mitä, miksi, mistä ja minne), henkilötietojen tulee olla tarpeellisia ja virheettömiä (esim. sinänsä asiallisella perusteella rekisteröidystä henkilöstä ei kerätä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeettomia tietoja) ja rekisteröityjä tulee informoida henkilötietojen käsittelystä ja oikeuksiensa käyttämisestä (esim. rekisterinpitäjän yhteystiedot tietojensa tarkastamista ja virheellisen rekisterimerkinnän korjausta varten). Henkilörekisteristä laadittavassa tietosuojaselosteesta tulisi ilmetä, miten nämä kaikki vaatimukset on otettu huomioon.

3.3 Tiedon antaminen henkilötietoja sisältävästä asiakirjasta

Fakta 5 Korkeakoulun on annettava tieto julkisesta asiakirjasta pyytäjälle, vaikka asiakirja sisältäisi henkilötietoja. Tieto julkisesta asiakirjasta voidaan aina antaa antamalla asiakirja nähtäväksi, kuunneltavaksi tai antaa siitä suullisesti tieto. Henkilötietojen käsittelyä koskevat säädökset säätelevät sitä tapaa, jolla korkeakoulun henkilörekisteristä voidaan antaa tieto kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa.

Tiedon antaminen asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen (esim. tarkastamaton pöytäkirja, tulevan päätöksen valmistelumuistio), on korkeakoulun harkinnassa. Korkeakoulun on huolehdittava, ettei tietojen saamista korkeakoulun toiminnasta rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista ja että tiedon pyytäjiä kohdellaan tasapuolisesti.

 

3.3.1 Tiedon antaminen asiakirjasta suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi

Tiedon pyytämistä ja antamista opiskelijavalintarekisteriin ja opintotietorekisteriin kuuluvista tiedoista säätelee julkisuuslain 13 ja 14 §:t. Asiakirjan antamistavasta säädetään julkisuuslain 16 §:ssä. Henkilörekisteristeristäkin voidaan tieto antaa suullisesti tai paikan päällä muulla tavoin ilman, että se on henkilötietojen luovuttamista. Suullista tiedonantoa on myös tiedon antaminen puhelimessa suullisesti, jos joku puhelimitse sitä kyselee. Henkilötietojen käsittelyn virheettömyys- ja huolellisuusvaatimuksesta kuitenkin seuraa, ettei suurta määrää henkilötietoja voida antaa puhelimessa. Kun tietoja annetaan suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi, tietojen kysyjän henkilöllisyyttä tai tietojen käyttötarkoitusta ei yleensä tarvitse selvittää. Tietojen kysyjä saa jäljentää asiakirjan tietoja käsin tai esimerkiksi kännykkäkameralla kuvaamalla, mutta ei viranomaisen jäljennyslaitteistolla.

Perussääntö on siis seuraava: Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei laissa erikseen toisin säädetä. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisen asiakirjasta sisällöstä (mukaan lukien henkilörekisterit) siten, että sen sisältö selostetaan suullisesti tai se annetaan nähtäväksi ja jäljennettäväksi. Tällaista tietopyyntöä ei yleensä tarvitse perustella, eikä pyytäjän tarvitse ilmoittaa henkilöllisyyttään.

Esimerkki: Joku soittaa ja tiedustelee, onko N.N. x-korkeakoulussa kirjoilla opiskelijana. Tieto voidaan antaa puhelimitse, eikä soittajan tarvitse perustella pyyntöään tai ilmoittaa henkilöllisyyttään.

Esimerkki: Opiskelija N.N.:n isä tulee käymään opintotoimistossa ja ilmaisee huolensa poikansa opintojen sujumisesta. Poika ei halua keskustella asiasta vanhempiensa kanssa. Isälle voidaan suullisesti selostaa N.N.:n opintojen etenemistä ja näyttää hänelle N.N.:n opintosuoritusote paperimuodossa tai tietokoneen näytöltä opintotietorekisteristä. Isä voi myös jäljentää tiedot itselleen. Opiskelija N.N.:n suostumusta ei tarvita. Samalla tavalla tiedot voitaisiin antaa kenelle hyvänsä, vaikka henkilö ei perustelisi pyyntöään tai ilmoittaisi henkilöllisyyttään.

3.3.2 Tiedon luovuttaminen asiakirjasta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa

 

Jos viranomaisen asiakirja on julkinen eikä kuulu viranomaisen henkilörekisteriin, asiakirjasta voi antaa tiedon kopiona (paperikopiona tai sähköisenä kopiona) tai tulosteena kenelle hyvänsä. Korkeakoulun hallussa on monia opiskelijoita koskevia, opiskelijan henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja, jotka eivät ole osa opintotietorekisteriä. Opintotietorekisterin tietolähteinä käytettävät hallintopäätökset, esimerkiksi päätös lisäajan myöntämisestä opiskelijalle, ja muut asiakirjat, esimerkiksi opiskelijan koesuoritus, eivät ole osa opintotietorekisteriä. Tällaisista asiakirjoista (päätösluettelot, pöytäkirjat, yksittäiset hallintopäätökset, muut rekisterin tietolähteinä käytettävät asiakirjat) voidaan siis antaa tieto suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi tai jäljennettäväksi ja antamalla siitä kopio tai tuloste. Tiedon pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei tämä ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä.

Esimerkki: Erään korkeakouluun hakeneen äiti haluaa saada tiedon noudatetuista valintaperusteista ja kirjallisen kokeen kysymyksistä sekä tilastotiedot kaikista hakeneista ja valituiksi tulleista viimeisen viiden vuoden ajalta. Hän epäilee, että valinnoissa suositaan naisia. Kaikki pyydetyt tiedot ovat julkisia tietoja. Tilastotiedot eivät ole henkilötietoja. Nämä tiedot voidaan antaa kopiona (paperikopio tai sähköinen kopio) tai tulosteena, eikä asiassa sinänsä ole merkitystä sillä, kuka niitä pyytää tai mihin tarkoitukseen.

Esimerkki: Opiskelija haluaa saada kopion edellisen tiedekuntaneuvoston kokouksen pöytäkirjasta. Pöytäkirjassa mainitaan yksittäisten opiskelijoiden nimiä ja opintotietoja esimerkiksi tutkielmien arvostelupäätöksissä. Pöytäkirjasta voidaan antaa kopio opiskelijalle.

Kysyjän on selvitettävä henkilöllisyytensä, tietojen käyttötarkoitus, muut luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset tiedot sekä tarvittaessa tiedot tietojen suojauksen järjestämisestä, kun kysymys on tiedon antamisesta salassa pidettävästä asiakirjasta tai viranomaisen henkilörekisteriin kuuluvan asiakirjan (esimerkiksi yhden opiskelijan opintosuoritusotteen tai tietylle opintojaksolle osallistuneiden opiskelijoiden luettelon) antamisesta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa.

Tiedon asiakirjasta antaa se korkeakoulun työntekijä, jonka tehtäviin se on määrätty tai jolle se aseman ja tehtävien vuoksi muutoin kuuluu. Julkisesta asiakirjasta tieto on annettava viivytyksettä, viimeistään kahden viikon kuluessa. Tieto voidaan kuitenkin antaa kuukauden kuluessa, jos pyynnön toteuttaminen asiakirjojen suuren määrään tai salassa pidettävien osien tai näihin rinnastettavan syyn vuoksi vaatii erityistoimenpiteitä tai muutoin tavallista suuremman työmäärään. Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen antaminen opintotietorekisteristä tulosteena, kopiona tai sähköisessä muodossa muulle kuin rekisteröidylle itselleen edellyttää aina kirjallista pyyntöä. Täydennystä on pyydettävä tarvittaessa tarpeellisen selvityksen saamiseksi.

Kokonaan julkisesta asiakirjasta tieto annetaan tai luovutetaan kokonaisuudessaan, lukuun ottamatta henkilötunnusta, joka on syytä jättää pois tai peittää kopioista ja tulosteista (HetiL 13 §), jos tiedon antaminen henkilötunnuksesta ei ole tarpeen kyseisessä asiassa.

Esimerkki: toisen hakijan hakutietoja omaan muutoksenhakuunsa pyytävä ei tarvitse kilpahakijan henkilötunnusta. Sen sijaan poliitikkojen oppineisuudesta juttua toimittava tiedotusvälineiden edustaja voi tarvita henkilötunnusta varmistuakseen, että kyse on vaikkapa tietyn poliitikon opintotiedoista.

 Salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos laissa niin säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon (JulkL 10 §). Tällöin salassa pidettävä osa esimerkiksi peitetään kopioidessa.

Tieto kokonaan julkisesta asiakirjasta tai asiakirjan julkisesta osasta on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjojen kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle (korkeakoulun toiminnalle). Tietojen antaminen asiakirjasta sähköisessä muodossa on kuitenkin viranomaisen harkinnassa. Viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa vain henkilötietolaissa säädetyin edellytyksin. Toisin sanoen kopion, tulosteen tai tiedot sähköisessä muodossa saavalla on oltava henkilötietolain mukainen oikeus käsitellä kyseisiä henkilötietoja. Jos näitä edellytyksiä ei ole käsillä, julkinen tieto henkilörekisteristä voidaan antaa suullisesti, antamalla asiakirja nähtäväksi ja jäljennettäväksi, mutta ei tulosteena, kopiona tai sähköisessä muodossa.

Yleensä julkisten, mutta henkilörekisteristä annettavien, henkilötietoja sisältävien asiakirjojen antamistavan laillisuuden varmistamiseksi kysyjältä on pyydettävä lisätietoja, jos hän haluaa tiedot sähköisesti, tulosteena tai kopiona. Julkisuuslaissa ei ole otettu kantaa siihen, miten hallintolain mukaiseen tietopyynnön täydentämiseen annettava asianmukainen määräaika (yleensä 14 pv, yksinkertaisissa asioissa 7 pv) vaikuttaa asiakirjan antamista koskevaan määräaikaan. Jos julkisen, mutta henkilötietoja sisältävän asiakirjan antamistapaa koskevan selvityksen takia ylittyy JulkL 14 §:n mukainen kuukauden enimmäisaika tiedon antamisessa asiakirjasta, kysyjälle on syytä kertoa, millä tavalla tieto asiakirjasta voidaan joka tapauksessa antaa (esim. suullisesti tai antamalla asiakirja nähtäväksi).

kts. Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisten henkilötietorekistereistä (TSV)

Seuraavassa on käsitelty yleisimpiä perusteita henkilötietojen luovuttamiseen tulosteina, kopioina tai sähköisessä muodossa:

Jokaisella on yleensä oikeus saada tieto omasta asiastaan, joten kukin hakija tai opiskelija voi saada itseään koskevat asiakirjat tulosteina, kopioina tai sähköisessä muodossa.

Muuten henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai tiedot sähköisessä muodossa voi antaa, jos tietojen saajalla on henkilötietolain tai jonkin muun lain mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Yleisimpiä tällaisia perusteita ovat seuraavat (suluissa käytännesääntöjen osio, jossa asiaa on käsitelty tarkemmin):

-käyttö henkilökohtaisiin tai siihen verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin  (Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely, s. x)

-käyttö toimituksellisia sekä kirjallisen ja taiteellisen ilmaisun tarkoituksia varten (Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely, s. x)

-henkilömatrikkelit (Henkilömatrikkelit, s. x)

-sukututkimus (Sukututkimus, s. x)

-tutkimustarkoitukset (Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten, s. x)

-tilastot (Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten, s. x)

-viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät (Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten, s. x)

-kyselytutkimukset (Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten, s. x)

-asianosaisen suostumus, esim. työnantaja kysyy työnhakijan tietoja hakijan suostumuksen perusteella (Henkilötietojen käsittely rekisteröidyn suostumuksen perusteella, s. x)

-oikeus saada tiedot perustuu asiakkuuteen, jäsenyyteen tai vastaavaan, esim. opiskelijajärjestöt (Muita tilanteita, s. x)

-oikeus saada tiedot perustuu erityislainsäädäntöön (muu kuin henkilötietolaki), esim. YTHS  (Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä, s. x)

Jos tällainen peruste saada henkilötietoja on käsillä, tiedot voidaan ja pitää antaa pyydetyssä muodossa tulosteina, kopioina tai sähköisessä muodossa.

tulosteina, kopioina tai sähköisessä muodossa.

3.3.3 Oikeus saada tietoja valtuutuksen perusteella

Jos henkilötietoja sisältävää kopiota tai tulostetta tai tietoja sähköisessä muodossa tai asianosaisjulkisuuden piiriin kuuluvaa salassa pidettävää asiakirjaa pyytää hakijan tai opiskelijan puolesta joku muu kuin henkilö itse, esim. hakijan tai opiskelijan vanhempi, tietojen pyytäjän on esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan hakijaa. Muu luotettava tapa osoittaa valtuutus voi olla esimerkiksi opiskelijan tai hakijan (päämiehen) puhelimitse tai korkeakoulussa käydessään antama suullinen valtuutus tai sähköpostitse annettu valtuutus. Suullisesti annetusta valtuutuksesta on tehtävä merkintä asiakirjaan, esimerkiksi asiakirjapyyntöön. Jos valtuutuksen olemassaolosta, pätevyydestä tai laajuudesta on epäselvyyttä, korkeakoulun pitää pyytää oma-aloitteisesti lisätietoja opiskelijalta tai hakijalta.

3.3.4. Henkilöllisyyden osoittaminen

Kun henkilö itse pyytää tietoja, joiden saamisen oikeus perustuu hänen asemaansa (asianosaisjulkisuus tai henkilötietojen henkilökohtainen tai siihen rinnastettava tavanomainen yksityinen käyttötarkoitus), hänen on osoitettava henkilöllisyytensä. Puhelin- ja sähköpostitiedusteluissa riittää, jos soitto tulee siitä numerosta ja sähköposti on lähetetty siitä sähköpostiosoitteesta, minkä hakija on hakulomakkeella ilmoittanut tai opiskelija on ilmoittanut opintotietorekisteriin yhteystiedoikseen. Muussa tapauksessa hakijalta voidaan pyytää selvitystä henkilöllisyydestä. Luotettava selvitys ei ole, että hakijaa esimerkiksi pyydetään puhelimessa kertomaan henkilötunnuksensa. Jos soitto tulee eri numerosta kuin henkilön yhteystiedokseen ilmoittamasta, häntä on syytä pyytää lähettämään pyyntönsä sähköpostitse yhteystiedokseen ilmoittamastaan sähköpostiosoitteesta tai pyytää tulemaan käymään.

3.3.5 Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

HetiL 26 §:n mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan. Hakijalla on siis oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on hakijarekisterissä, ja opiskelijalla, mitä tietoja hänestä on opintotietorekisterissä.

Tarkastusoikeuden nojalla rekisteröidyllä on oikeus nähdä tiedot tai saada niistä pyynnöstä jäljennökset. Tietoja voi pyytää itse allekirjoitetulla kirjeellä, tietosuojavaltuutetun toimiston tarkastuslomakkeella (http://www.tietosuoja.fi/3186.htm), korkeakoulun tarkastuslomakkeella tai henkilökohtaisella käynnillä. Tällöin pyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä, sillä tiedot saa antaa vain rekisteröidylle itselleen. Tarkastuspyyntö on yksilöitävä riittävästi (esim. nimi, henkilötunnus tai opiskelijanumero), jotta rekisterinpitäjä pystyy löytämään tiedot. Tarkastusoikeus koskee kaikkia samaan loogiseen rekisteriin kuuluvia henkilötietoja, siis esimerkiksi sekä sähköiseen opiskelijatietojärjestelmään tallennettuja tietoja että korkeakoulun yksikössä paperimuodossa tallennettuja tietoja. Koska rekisterin taustatietona käytettävät hallintopäätökset (esimerkiksi päätös opintojen hyväksiluvusta) ja muut asiakirjat (esimerkiksi opiskelijan koesuoritus) eivät ole osa rekisteriä, tarkastusoikeus ei koske tällaisia asiakirjoja. Tiedon pyytäjä voi saada tiedon näistä asiakirjoista julkisuuslain nojalla.

Tarkastusoikeus henkilörekisteristä on maksuton kerran vuodessa. Jos rekisteröity haluaa tarkastaa tietonsa tätä useammin, tarkastusoikeuden käyttämisestä saa periä maksun. Perittävän korvauksen tulee olla kohtuullinen eikä se saa ylittää tiedon antamisesta aiheutuvia välittömiä kustannuksia.

Pyydetyt tiedot pitää antaa ilman aiheetonta viivytystä. Jos tietoja ei anneta kolmen kuukauden kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä, rekisterinpitäjän katsotaan kieltäytyneen tietojen antamisesta.

4 Päätöksenteko henkilötietoasioissa

 

 

Fakta 6 Salassa pidettävien tietojen ja erityisesti arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on syytä keskittää korkeakoulussa tietyille henkilöille, jotka tuntevat henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset. Jos tietoa asiakirjasta ei voida antaa, pyytäjällä on oikeus saada asiasta korkeakoulun päätös.

 

 

4.1 Päätöksen tekeminen tiedon antamisesta ja luovuttamisesta

4.1.1 Päätöksentekomenettely: voidaanko tieto antaa

 

Päätöksiin merkityn valmistelijan/esittelijän tai lisätietojen antajan asemaan kuuluu yleensä antaa tietoja asiakirjasta julkisuuslain perusteella. Opiskelijapalveluiden kansliatoimintojen työntekijöiden tehtäviin voi kuulua luontevasti antaa opintotietorekisteristä tietoja suullisesti, nähtäväksi tai jäljennettäväksi. Korkeakoulussa on syytä määritellä ne tehtävät, joihin kuuluu salassa pidettävien asiakirjojen tietopyyntöjen käsittely sekä henkilötietojen luovuttaminen tulosteena, kopiona tai sähköisessä muodossa, kun pyytäjänä ei ole rekisteröity itse. On myös määriteltävä, kuka tekee päätöksen tietojen antamisesta tai luovuttamisesta, jos työntekijä kieltäytyy antamasta tietoa ja asia saatetaan korkeakoulun ratkaistavaksi. Jos työntekijä kieltäytyy antamasta pyydettyä tietoa, hänen on ilmoitettava kieltäytymisen syy ja kerrottava, miten asia voidaan saattaa korkeakoulun ratkaistavaksi, sekä annettava tieto mahdollisista asian käsittelyn maksuista. Jos asiakirjapyyntö on pantu vireille kirjallisesti (paperilla tai sähköisesti), pyytäjältä on myös kysyttävä, haluaako hän, että pyyntö siirretään korkeakoulun ratkaistavaksi. Suullisesti asiakirjapyynnön esittäneen täytyy siten erikseen hakea ratkaisua kirjallisella pyynnöllä. Julkisuuslaissa ei ole säädetty määräaikaa kirjallisen pyynnön tekemiselle.

Jos kysymys on hyvin tulkinnanvaraisesta asiasta koskien esim. opiskelijan henkilötiedon salassa pidettävyyttä, asia on oikeusturvasyistä syytä saattaa korkeakoulun ratkaistavaksi.

Asiakirjan antamisesta on tehtävä valituskelpoinen hallintopäätös korkeakoulussa, jos pyytäjä sitä kirjallisesti työntekijän kielteiseen päätökseen hakee tai pyytää siirtämään alkuperäisen kirjallisen pyyntönsä korkeakoulun ratkaistavaksi. Asiallisesti ottaen päätösmenettely rinnastuu oikaisuvaatimuksen tekemiseen työntekijän päätöksestä. Hallintolain 49 a §:n perusteella oikaisuvaatimusta koskevia säännöksiä sovelletaan, jos virkamiehen tai työntekijän päättämä asia on ennen muutoksenhakua saatettava asianomaisen viranomaisen käsiteltäväksi. Asian käsittelyyn sovelletaan muutoinkin hallintolain säännöksiä. Erityisesti, jos on kysymys korkeakoulun näkemyksen mukaan salassa pidettävästä henkilötiedosta, jonka joku haluaa nähtäväksi asianosaisuusjulkisuuteen vedoten, voi olla tarpeen kuulla henkilöä, jota koskevista tiedoista on kyse. Korkeakoulun päätöksestä saa valittaa hallinto-oikeuteen, joten päätökseen tulee liittää valitusosoitus (JulkL 33 §). Myös myönteisestä päätöksestä saa valittaa esimerkiksi se, jonka salassa pidettävien tietojen antamisesta asiassa on kyse. Lähtökohtaisesti myönteistä päätöstä ei saa panna täytäntöön eli salassa pidettävää tietoa ei saa antaa ennen kuin päätös on lainvoimainen. Lainvoima tarkoittaa sitä, että päätökseen ei enää voi normaalein muutoksenhakukeinoin hakea muutosta. Korkeakoulun päätöksestä saa valittaa hallinto-oikeuteen 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Kun tämä aika on kulunut eikä valitusta ole tehty, päätös on lainvoimainen.

4.1.2 Päätöksentekomenettely: voidaanko tieto antaa pyydetyssä muodossa

JulkL 14 §:ssä säädetään vain mahdollisuudesta saada päätös asiakirjan tai asiakirjassa olevan tiedon antamisesta. Tällaisia päätöksiä ovat ainakin päätös siitä, sovelletaanko korkeakoulun hallussa olevaan asiakirjaan ylipäätään julkisuuslakia tai voidaanko asiakirjasta antaa tieto salassapidon estämättä. Julkisuuslain 16 § 1 momentin mukaan tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle. Julkisuuslain 16 § 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jos henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset täyttyvät eikä laissa ole kielletty luovutusta. Tiedon antaminen opintotietorekisterin henkilötietoja sisältävistä, julkisista asiakirjoista ei aina ole mahdollista pyydetyllä tavalla. Laki ei siis velvoita antamaan valituskelpoista päätöstä henkilötietojen luovuttamisen muodosta, jos pyydetty henkilötieto on mahdollista antaa suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi, vaikka tietojen pyytäjä haluaisi tiedot vain kirjallisessa muodossa.

4.1.3 Julkisuuslain nojalla pyydettyjen tietojen antamisesta perittävät maksut

Tiedon saaminen viranomaisen asiakirjasta on maksutonta, kun tietoja asiakirjasta annetaan suullisesti tai asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi ja jäljennettäväksi tai lähetetään sähköisessä muodossa sähköpostin välityksellä. Tiedon saamisesta voidaan kuitenkin periä maksu, jos asiakirjan esille hakeminen aiheuttaa erityisiä kustannuksia, koska asiakirja ei ole ollut yksilöitävissä ja löydettävissä asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisen rekisterin hakutoimintojen avulla.

Asiakirjasta annettavista paperikopioista ja tulosteista voidaan periä kustannuksia vastaava maksu. Korkeakoulun on määriteltävä ennakolta kopion ja tulosteen antamisesta perittävät maksut, jotka voidaan määritellä erikseen tavanomaisia asiakirjapyyntöjä ja erikseen erityisiä toimenpiteitä vaativia asiakirjapyyntöjä varten. Maksut on julkaistava yleisessä tietoverkossa, ellei julkaisemista ole pidettävä ilmeisen tarpeettomana.

Jos maksuvelvollinen katsoo, että määrättäessä maksua tiedon saamisesta on tapahtunut virhe, hän voi vaatia maksun oikaisua maksun määränneeltä korkeakoululta kuuden kuukauden kuluessa maksun määräämisestä. Oikaisuvaatimuksesta annettuun päätökseen saadaan hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen. Hallinto-oikeuden päätökseen ei saa valittamalla hakea muutosta.

4.2 Päätöksen tekeminen rekisteritietojen tarkastamisesta

 

Rekisteritietojen antamisesta rekisteröidylle ei tehdä erillistä päätöstä, kun rekisteröidy pyytää saada tarkastaa tietonsa. Jos rekisterinpitäjä ei anna rekisteröidyn pyytämiä tietoja, rekisterinpitäjän on annettava rekisteröidylle kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee kieltäytymisen syy. Tarkastusoikeuden rajoitukset (perusteet olla antamatta rekisteritietoja) on lueteltu HetiL 27 §:ssä. Laissa säädetyt rajoitukset (esim. tiedon antaminen saattaisi vahingoittaa valtion turvallisuutta) eivät yleensä tule kyseeseen korkeakoulujen toiminnassa. Poikkeuksena voidaan kuitenkin pitää hakijalle tai opiskelijalle tehtyä psykologista testiä. Oikeuskäytännössä (KHO 2110/11.9.2003) on katsottu, että henkilölle tehdyn psykologisen testin antamisesta jäljennöksenä voisi aiheutua HetiL 27.1 §:n 2 kohdassa tarkoitetuin tavoin vakavaa vaaraa muiden testattavien oikeuksille, koska henkilö tällöin voisi harjoitella testistä suoriutumista. Hakijalla tai opiskelijalla on oikeus tutustua tekemäänsä testiin henkilökohtaisella käynnillä rekisterinpitäjän luona ja oikeus saada jäljennös testin perusteella annetusta lausunnosta, mutta ei oikeus saada jäljennöstä itse testisuorituksestaan.

4.3 Päätöksen ja rekisterimerkinnän korjaaminen

 

Fakta 7 Kun havaitaan virheellinen tieto rekisterissä, ensin on selvitettävä, onko kyseessä virheellinen rekisterimerkintä vai virhe rekisterimerkinnän perusteena olevassa päätöksessä. Jos virhe on päätöksessä, rekisterimerkintää ei voi korjata ennen kuin päätöksessä oleva virhe on korjattu.

 

 

Korkeakoulun on huolehdittava siitä, ettei virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja käsitellä (virheettömyysvaatimus, HetiL 9.2 §).

Korkeakoulun arkistointisäännössä tulee ottaa kantaa siihen, kuinka kauan järjestelmässä olevia tietoja säilytetään (esim. tallennettu opintosuoritus (arvosteltu tenttivastauspaperi) voidaan hävittää 6 kuukauden jälkeen, mutta tieto hyväksytystä opintosuorituksesta arvosanoineen säilytetään toistaiseksi).

Valmistuneiden suoritus- ym. tietoja voidaan säilyttää rekisterissä, vaikka aktiivista yhteyttä yliopistoon ei enää ole. Tiedot valmistuneiden suorituksista ja tutkinnoista eivät ole henkilötietolain tarkoittamia vanhentuneita tietoja. Valmistuneiden yhteystiedot sen sijaan voivat muuttua vanhentuneiksi, koska niitä ei enää säännönmukaisesti päivitetä. Valmistuneiden yhteystietoja opintotietorekisterissä ei siten tule luovuttaa eikä käyttää korkeakoulun toiminnassa kuin esim. henkilön ajantasaisten osoitetietojen selvittämiseksi väestötietorekisteristä. Valmistuneiden osoitetietoja voidaan ylläpitää esim. korkeakoulun alumnirekisterissä niiden osalta, jotka ovat antaneet suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tähän tarkoitukseen.

Korkeakoulun tulee poistaa henkilörekisteristä välittömästi vanhentunut tai virheellinen tieto ja estää virheellisen tiedon leviäminen (HetiL 29 §). Jos rekisterimerkintä on sen perusteena olevan virheellisen päätöksen mukainen, täytyy virheellinen päätös korjata ensin. Rekisterimerkintää ei tällöin voi yleensä poistaa tai oikaista henkilötietolain perusteella ennen kuin itse päätös on oikaistu muussa laissa säädetyssä menettelyssä (esim. hallintolaki 50§-53 § päätöksen korjaaminen). Hallintolaissa virheet jaetaan kirjoitus- ja asiavirheisiin. Korjaamisen edellytykset ja menettely korjaamisessa eroavat eri virhetyypeissä.

Korkeakoulun on korjattava päätöksessä oleva kirjoitus- tai laskuvirhe taikka muu niihin verrattava selvä virhe (kirjoitusvirhe), jollei korjaaminen johda asianosaiselle kohtuuttomaan tulokseen eikä virhe ole aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Opiskelijalle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen kirjoitusvirheen korjaamista, jollei se ole tarpeetonta. Tarpeetonta kuuleminen on ainakin, kun virheen korjaaminen perustuu opiskelijan omaan vaatimukseen tai korjaaminen tapahtuu selvästi opiskelijalle myönteiseen suuntaan (esim. liian alhaiseksi merkitty arvosanaa korotetaan). Kirjoitusvirhe voidaan kuitenkin korjata myös opiskelijalle haitalliseen suuntaan, jolloin opiskelijalle on yleensä aina varattava tilaisuus tulla kuulluksi.

Korkeakoulu voi korjata päätöksessä olevan asiavirheen jos: päätös perustuu selvästi virheelliseen tai puutteelliseen selvitykseen; päätös perustuu ilmeisen väärään lain soveltamiseen; päätöstä tehtäessä on tapahtunut menettelyvirhe; tai asiaan on tullut sellaista uutta selvitystä, joka voi olennaisesti vaikuttaa päätökseen (asiavirhe). Uuden selvityksen perusteella päätös voidaan korjata vain asianosaisen eduksi. Muutoinkin asiavirheen johdosta päätös voidaan korjata asianosaisen haitaksi vain asianosaisen suostumuksella, jollei virhe ole ilmeinen ja aiheutunut asianosaisen omasta menettelystä. Asianosaisen omalla menettelyllä tarkoitetaan vilppiä tai huolimattomuutta, esimerkiksi puutteellisten tietojen antamista hakemuksessa.

Päätöksen korjaamista (asia- tai kirjoitusvirhe) koskeva asia tulee saattaa vireille 5 vuoden kuluessa päätöksen tekemisestä. Jos kysymyksessä on asiavirhe (esim. menettelyvirhe), joka päätetään korjata, niin vanha päätös poistetaan ja asia ratkaistaan uudestaan. Kirjoitusvirhe korjataan antamalla opiskelijalle virheellisen toimituskirjan sijaan korjattu toimituskirja. Toimituskirjalla tarkoitetaan sitä yleensä allekirjoitettua dokumenttia, josta ilmenee päätöksen sisältö. Virheellinen tutkintotodistus tulee korvata uudella

tutkintotodistuksella. Rekisterimerkintä poistetaan tai korjataan vastaamaan korjattua päätöstä. Rekisterimerkinnän oikaisemiseen johtaneesta päätöksen oikaisemisesta/muuttamisesta tulee tallentaa perustiedot (alkuperäinen päätös ja antaja, uusi päätös ja antaja).

Jos rekisterimerkinnän perusteena oleva päätös on virheetön, mutta rekisteriin on esimerkiksi näppäilyvirheen takia tullut virheellinen tieto, rekisterimerkintä puolestaan korjataan HetiL 29 §:n perusteella (tiedon korjaaminen). Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Opintotietorekisteristä ei toisaalta saa poistaa rekisteröidyn pyynnöstäkään korkeakoulun toiminnan kannalta tarpeellisia, virheettömiä ja vanhentumattomia tietoja, kuten tietoja hyväksytyistä opintosuorituksista. Opiskelija voi vaatia korjaamaan opiskelijatietorekisteristä häntä koskevan henkilötiedon, joka opiskelijan mielestä on käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut. Korkeakoulu tarvitsee tiedot tehdyistä suorituksista, vaikka yksittäinen opiskelija ei kokisi jotain suoritusta tarpeelliseksi tai kokisi sen suorastaan haitalliseksi. Saman opintojakson/kurssin arvosanan korottaminen on peruste korvata aiempi merkintä uudella. Jos opiskelijan pyyntöön tiedon korjaamisesta ei voida suostua, opiskelijalle tulee antaa kirjallinen todistus perusteluineen kieltäytymisestä. Opiskelija voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (HetiL 29 §).

Esimerkki (kirjoitusvirhe päätöksessä) Opettaja merkitsee opiskelijan tentistä saaman pistemäärän arvosanan laskennassa käyttämäänsä taulukkoon virheellisesti ja ilmoittaa sen perusteella liian korkean arvosanan rekisteröitäväksi. Itse arvosanapäätöksessä on silloin kirjoitusvirhe, joka on korjattava. Rekisterimerkintää ei voi korjata ennen kuin arvosanapäätös on korjattu. Koska arvosanan korjaaminen vaikuttaa opiskelijalle haitalliseen suuntaan, hänelle varataan mahdollisuus antaa kirjallisesti näkemyksensä korjauksesta ennen kuin arvosana korjataan opettajan tuloslistaan ja rekisteriin. Kohtuuttomuutta arvioitaessa merkitystä on lähinnä kuluneella ajalla. Jos opiskelija on esimerkiksi ehtinyt valmistua ja saada tutkintotodistuksen, niin yksittäisen kurssin arvosanan korjaaminen pitkän ajan kuluttua voi johtaa kohtuuttomaan lopputulokseen.

Esimerkki (asiavirhe päätöksessä) Opettaja on arvostellut lapsensa kurssisuosituksen ja arvosana on merkitty rekisteriin. Opettaja on esteellinen arvostelemaan lapsensa kurssisuoritusta korkeakoulussa. Päätöstä tehtäessä on tapahtunut siis menettelyvirhe. Korkeakoulussa asia huomataan jälkikäteen. Päätös korjattaisiin poistamalla arvosana ja antamalla suoritus uudestaan arvosteltavaksi toiselle opettajalle. Asianosainen asiassa on opiskelija. Vaikka opiskelija olisi ollut tietoinen siitä, että hänen tenttinsä tarkastaa hänen vanhempansa niin se ei välttämättä tarkoita sitä, että virhe olisi aiheutunut opiskelijan omasta menettelystä. Vastuu esteellisyytensä toteamisesta on opettajalla. Päätöstä ei todennäköisesti voida korjata ilman opiskelijan suostumusta.

Esimerkki: (asiavirhe päätöksessä) Opiskelijalle on merkitty opintotietojärjestelmään opintokokonaisuuden "yksinkertainen" keskiarvo (=arvosanojen summa jaettuna opintojaksojen lukumäärällä), kun olisi pitänyt laskea opintopisteillä painotettu keskiarvo (=(summa:opintojakson opintopisteet * arvosana) jaettuna opintojaksojen opintopisteiden summalla), koska laskijalla on ollut väärä käsitys käytettävästä laskukaavasta. Virheellinen lasku tulee ensin oikaista asiavirheenä ja vasta sitten tehdä muutos opintotietorekisteriin. Asiavirheen voi korjata opiskelijan eduksi ilman hänen suostumustaan, mutta opiskelijan vahingoksi korjaamiseen vaaditaan opiskelijan suostumus, koska virhe ei ole aiheutunut opiskelijan omasta menettelystä.

Esimerkki: (ei virhettä) Opiskelija pyytää huonolla arvosanalla suorittamansa kurssisuorituksen poistamista, koska se laskee hänen kaikkien suoritustensa keskiarvoa eikä hän tarvitse suoritusta tutkintoonsa. Jos suoritusmerkintä on oikein, sitä ei tule poistaa. Opiskelijalle annetaan kieltäytymisestä kirjallinen todistus ja opiskelija voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Esimerkki: (päätöksessä ei asia- eikä kirjoitusvirhettä, mutta rekisterissä virheellinen tieto) Tenttituloslistassa opiskelijalle on merkitty arvosanaksi 3, mutta rekisteriin on vahingossa syötetty arvosana 5. Virheellinen merkintä korjataan oma-aloitteisesti tai opiskelijan vaatimuksesta ilman erillistä päätöstä. Pelkän rekisterimerkinnän korjaamiseen ei tarvita opiskelijan suostumusta, korjattiinpa merkintä opiskelijan eduksi tai haitaksi. Hyvän hallinnon mukaista on ilmoittaa korjaamisesta opiskelijalle, kun korjaus tehdään oma-aloitteisesti. Jos opiskelija katsoo korjauksen perusteettomaksi, hän voi vaatia henkilörekisteriin tehdyn merkinnän korjaamista. Jos korkeakoulu kieltäytyy korjaamasta oikeaa arvosanaa 3 takaisin arvosanaksi 5, opiskelijalle annetaan kieltäytymisestä kirjallinen todistus ja opiskelija voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

5 Julkisuus ja tietosuoja opintoasioissa

5.1 Henkilötietojen käsittely opiskelijavalinnoissa

5.1.1 Opiskelijavalinnan henkilörekisterit

 

Fakta 8 Opiskelijavalinnassa käytetään useiden eri rekisterinpitäjien rekistereitä. Korkeakoulujen omat valintarekisterit koostuvat usein sekä sähköisestä rekisteristä että siihen liittyvästä manuaalisesta aineistosta.

 

 

Yliopistot valitsevat opiskelijoita suorittamaan alempaa korkeakoulututkintoa, ylempää korkeakoulututkintoa, lisensiaatintutkintoa tai tohtorintutkintoa. Ammattikorkeakoulut valitsevat opiskelijoita suorittamaan ammattikorkeakoulututkintoa tai ylempää ammattikorkeakoulututkintoa. Osa opiskelijavalintojen henkilötietojen käsittelystä hoidetaan valtakunnallisten rekisterien avulla, osa paikallisesti, osa sähköisesti, osa manuaalisesti Käsiteltävät tiedot ovat kuitenkin samantyyppisiä ja niitä koskevat samat yleiset säännökset julkisuudesta, salassapidosta ja tietosuojasta.

Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen yhteishakuun kuuluvat opiskelijavalinnat hoidetaan opiskelijavalintarekisterin avulla. Rekisteristä säädetään laissa opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä (1058/1998). Rekisterinpitäjänä on opetushallitus. Tietojen antaminen ja luovuttaminen rekisteristä on siis opetushallituksen vastuulla ja mahdolliset tarkastus- ja virheenkorjauspyynnöt ohjataan opetushallitukselle. Rekisterin tietojen luovuttamisesta ja tietojen säilyttämisestä säädetään rekisteriä koskevassa laissa.

Opiskelijavalinnassa käsitellään myös tietoja, joita säilytetään osin sähköisessä hakurekisterissä, osin sähköisessä tai paperimuodossa korkeakoulussa. Hakijalta voidaan esimerkiksi pyytää selvitys korkeakoulukelpoisuudesta, jolloin sähköisestä rekisteristä näkyy tieto korkeakoulukelpoisuuden perusteena olevasta tutkinnosta, ja itse tutkintotodistuksen jäljennöstä säilytetään korkeakoulussa. Rekisterin tiedonlähteenä käytetyt hallintopäätökset tai muut asiakirjat eivät kuulu rekisteriin, joten niiden käsittelyyn ei sovelleta lakia opiskelijavalintarekisteristä, korkeakoulujen valtakunnallisesta tietovarannosta ja ylioppilastutkintorekisteristä, vaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta.

Opiskelijavalintarekisteriä voidaan korkeakoulujen harkinnan mukaan käyttää myös sellaisiin valintoihin, jotka eivät kuulu yhteishakuun. Jos yhteishaun ulkopuolisissa valinnoissa ei käytetä opiskelijavalintarekisteriä, korkeakoulun on suunniteltava tällaisten valintojen rekisterinpito joko yksiköittäin, korkeakouluittain tai korkeakoulujen välisenä yhteistyönä. Esimerkkinä tällaisesta yhteistyöstä on UAF, University Admissions Finland, jonka avulla kymmenen yliopistoa hoitaa kansainväliset valintansa.

Toistaiseksi jatko-opiskelijoiden valintaa ei hoideta valtakunnallisen rekisterin avulla, vaan yliopistot huolehtivat valinnoista itsenäisesti. Koska valintatiedoista muodostuu henkilörekisteri, yliopistolla pitää olla rekisteriseloste ja nimetty rekisterinpitäjän edustaja jatko-opiskelijavalintoja varten, vaikka valinnat hoidettaisiin hajautetusti yliopiston yksiköissä ja tiedot säilytettäisiin niissä eri muodoissa. Sama koskee muitakin sellaisia valintoja, jotka korkeakoulu tai sen yksikkö hoitaa itsenäisesti.

Jos valinnoissa käytetään esim. ulkopuolisen palveluntuottajan järjestämää soveltuvuuskoetta, korkeakoulun on tehtävä palveluntuottajan kanssa kirjallinen toimeksiantosopimus, josta ilmenee, miten työnjako on järjestetty, mitä kokeella on tarkoitus mitata ja miten kokeesta annetaan riittävää ohjauksellista tietoa testatuille. Kokeen järjestäjä vastaa kokeesta ja sen tuloksesta, mutta korkeakoulu vastaa koetuloksen käyttämisestä opiskelijavalinnan kokonaisuudessa sekä henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Henkilötietojen antaminen toimeksisaajalle (palveluntuottajalle) ei ole henkilötietojen luovuttamista, koska henkilötietoja käsitellään toimeksiantajan lukuun sopimuksen perusteella. Henkilötietojen antamiseen ei näin ollen tarvita hakijan suostumusta.

Kaikissa sekä yhteishakuna että yhteishaun ulkopuolella järjestettävissä opiskelijavalinnoissa pätevät henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet. Tietojen käsittelyn pitää olla asiallisesti perusteltua valinnan kannalta. Valinnassa saa kerätä vain tietoja, jotka ovat valinnan kannalta tarpeellisia. Esimerkiksi työkokemustietoja saa kysyä vain, jos tietoa käytetään valintapäätöksen tekemiseen. Jos hakijalta pyydetään ansioluettelo, häntä on ohjeistettava sen laatimisessa, ettei luettelosta tarpeettomasti ilmene esimerkiksi perhesuhteita tai muita valintaan vaikuttamattomia seikkoja.

5.1.2 Kansainväliset valinnat

Korkeakoululla saattaa valinnoissa olla tarve tarkistaa hakijan antamia tietoja, esimerkiksi varmistua tutkintotodistuksen tai kielitestituloksen oikeellisuudesta. Kansainvälisissä valinnoissa on tällöin otettava huomioon, että HetiL:ssa on erityiset säännökset henkilötietojen siirtämisestä Euroopan unionin ulkopuolelle. Kun korkeakoulu tiedustelee Euroopan unionin ulkopuolella sijaitsevalta korkeakoululta tutkintotodistuksen oikeellisuutta, korkeakoulu samalla luovuttaa tiedon, että tietty henkilö hakee opiskelupaikkaa. Hakulomakkeella on näin ollen syytä pyytää hakijan suostumus hänen haun yhteydessä antamiensa tietojen oikeellisuuden tarkistamiseen, sillä HetiL 23 §:n mukaan rekisteröidyn antama yksiselitteinen suostumus oikeuttaa siirtämään henkilötietoja Euroopan unionin ulkopuolelle.

5.1.3 Vaihto-opiskelu ja sivuaineopiskelu

Yleensä kotikorkeakoulu ensin valitsee vaihtoon lähtijät opiskelijavaihtoon hakevista opiskelijoista, ja vastaanottava korkeakoulu (vaihtokorkeakoulu) myöntää kotikorkeakoulun esittämille hakijoille määräaikaisen opiskeluoikeuden. 

Opiskelijavaihtoon haettaessa vaihtokorkeakoulun on tärkeää pyytää hakijalta/opiskelijalta etukäteen nimenomainen, kirjallinen suostumus ilmoittaa kriisitilanteesta kuten äkillisestä sairastumisesta omaisille ja kotikorkeakoululle, sillä salassa pidettävää tietoa, kuten terveystietoja, ei saa ilmaista sivullisille (sivullisia ovat tässä yhteydessä myös täysi-ikäisen opiskelijan omaiset ja kotikorkeakoulun henkilökunta) ilman laissa olevaa nimenomaista säännöstä tai asianomaisen opiskelijan suostumusta. Opiskelijalla on oltava mahdollisuus myös olla antamatta suostumusta tai peruuttaa suostumus, jolloin tietoja ei siis saa antaa.

Opiskelijat voivat tehdä sivuaineopintoja omassa korkeakoulussaan tai toisessa korkeakoulussa. Vaihto- ja sivuaineopiskelussa tietojen luovuttaminen oman korkeakoulun ja vaihto- tai sivuainekorkeakoulun välillä ei edellytä opiskelijan suostumusta, koska opiskelijalla on opiskelunsa vuoksi asiallinen yhteys kummankin korkeakoulun toimintaan (HetiL 8 § 5 k.). Opiskelijan suostumusta ei siis tarvita siihenkään, että kotikorkeakoululle ilmoitetaan vilpin takia tai muusta syystä hylätyistä opintosuorituksista tai opiskelijaan kohdistetuista kurinpitotoimista. Hyvän hallinnon mukaista menettelyä on kuitenkin, että opiskelijoille tiedotetaan jo vaihto- tms. opintojen alkaessa, että vilpin takia hylätyistä suorituksista ja kurinpitorangaistuksista ilmoitetaan aina kotikorkeakoululle.

5.1.4 Opiskelijavalinnassa käsiteltävien henkilötietojen ja asiakirjojen julkisuus ja salassapito

Hakijan valintakoe- tai vastaava suoritus (koesuoritus) on JulkL 24 § 30 k mukaan salassa pidettävä. Koesuorituksella tarkoitetaan esimerkiksi hakijan valintakoevastausta, ennakkotehtävää tai haastattelusta tai työnäytteestä tehtyä tallennetta. Tieto siitä voidaan antaa korkeakoulun sisällä niille, jotka tarvitsevat tietoa työtehtävissään. Tieto voidaan antaa myös hakijalle itselleen sekä asianosaisjulkisuuden perusteella (JulkL 11 §) sellaiselle hakijalle, jonka oman asian käsittelyyn kyseinen asiakirja on vaikuttanut tai voinut vaikuttaa, ellei asianosaisjulkisuuden rajoituksesta muuta johdu. Julkisuuden puolesta itse koesuoritukseen rinnastuvat arvostelumerkinnät, haastattelujen ja työnäytteiden arviointilomakkeet ja vastaavat. Sen sijaan kokonaisarvostelu, esimerkiksi hakijan saama kokonaispistemäärä, on julkinen. Samoin tehtäväkohtaiset pistemäärät ovat julkisia.

Salassa pidettäviä ovat myös valinta-asiakirjat, jotka sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta psykologisesta testistä tai soveltuvuuskokeesta tai sen tuloksesta (JulkL 24 § 29 k), esimerkiksi hoitoalan koulutukseen hakevalle suoritettu psykologinen testi alalle soveltuvuudesta. Salassa pidettäviä ovat myös yhdistystoimintaan osallistumista ja vapaa-ajan harrastuksia koskevat tiedot (JulkL 24 § 32 k). Näitä tietoja voidaan kerätä valinnassa, mikäli tiedoilla on valinnan kannalta merkitystä. Työkokemustiedot  ja tiedot aiemmista opinnoista ja tutkinnoista ovat julkisia.  Opiskelijan, mutta ei hakijan, henkilökohtaisten ominaisuuksien sanalliset arvioinnit ovat salassa pidettäviä (JulkL 24 § 30 k). Jos siis opiskelijavalinnassa pyydetään esimerkiksi suosituksia, työnantajan antama hakijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi ei ole salassa pidettävä. Jos kyseessä kuitenkin on esimerkiksi hakijan lopputyön ohjanneen professorin antama, hakijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi, asiakirja on salassa pidettävä, koska hakijaa on siinä arvioitu opiskelijana. Henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia ei ole esimerkiksi sen kuvaaminen, miten opiskelija on suoriutunut työtehtävistä tai missä määrin hän on saavuttanut opintojakson tai tutkinnon tavoitteet. Sen sijaan esimerkiksi opiskelijan käyttäytymisen, luonteenpiirteiden, persoonallisuuden, lauluäänen tai ruumiinrakenteen kuvaaminen on henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia.

Hakija voi hakea korkeakoululta myös erityisjärjestelyjä opiskelijavalintaan vamman tai sairauden perusteella. Hakemukset, niihin liitetyt terveydentilatiedot ja hakemuksesta tehdyt päätökset ovat JulkL 24 § 25 k nojalla salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat muutkin valintaan liittyvät terveydentilatiedot, esimerkiksi hakijan antama tieto aiemman opiskelupaikan peruuttamisesta hakijan terveydentilan tai toimintakyvyn perusteella. Koska terveystiedot ovat myös HetiL 11 §:ssä määriteltyjä arkaluonteisia henkilötietoja, ne on kerättävä erilleen muista valintatiedoista (esimerkiksi erilliselle lomakkeelle) ja säilytettävä muista valintatiedoista erillään.

Useat JulkLn mukaan salassa pidettävät henkilötiedot ovat myös arkaluonteisia henkilötietoja, joiden käsittely HetiL 12 §:n mukaan on mahdollista vain tietyin, laissa säädetyin edellytyksin. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä yleensä on selostettu tarkemmin osiossa Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely.

YOL 45 b §:ssä ja AMKL 28 b §:ssä on erikseen täsmennetty tiettyjen arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyn edellytyksiä. Kyseessä ovat ns. SORA-asiat (soveltumattomuuteen ratkaisuja). SORA-säännöksiä sovelletaan vain tutkintoihin, jotka on määritelty valtioneuvoston asetuksessa yliopistoista (770/2009), 2 a §:ssä ja valtioneuvoston asetuksessa ammattikorkeakouluista (352/2003), 18 a §:ssä.  Kun opintoihin sisältyy alaikäisten turvallisuutta taikka potilas- tai asiakasturvallisuutta koskevia vaatimuksia, korkeakoulu voi tietyin edellytyksin peruuttaa opiskeluoikeuden. Samoin kun opinnot tai opintoihin kuuluva harjoittelu edellyttävät olennaisesti alaikäisten parissa työskentelyä, korkeakoulu voi tietyin edellytyksin peruuttaa opiskeluoikeuden. Opiskeluoikeuden peruuttamista koskeva aiempi päätös on opiskelijaksi ottamisen esteenä, jos toisten henkilöiden terveyden ja turvallisuuden suojelemiseen liittyvät seikat sitä edellyttävät. Korkeakoulu voi opiskelijavalinnan yhteydessä pyytää hakijalta tietoa opiskeluoikeuden peruuttamista koskevasta päätöksestä. Korkeakoululla on myös oikeus salassapitosäännösten estämättä saada tieto opiskeluoikeuden peruuttamista koskevasta päätöksestä ja sen perusteluista toiselta korkeakoululta ja koulutuksen järjestäjältä. Oikeus tiedonsaantiin koskee myös vasta vireillä olevaa peruuttamisasian käsittelyä, jos opiskelija on hakenut toiseen korkeakouluun siirto-opiskelijana. Jo myönnetyn opiskeluoikeuden voi peruuttaa opiskeluoikeuden peruuttamispäätöksen salaamisen perusteella, jos korkeakoulu on pyytänyt hakijalta tietoa ja hakija on tiedon salannut.

Korkeakoulu voi pyytää opiskelijaa esittämään rikosrekisteriotteen, kun opinnoissa annetaan tehtäviä, jotka edellyttävät olennaisesti alaikäisten parissa työskentelyä. Ote pyydetään vasta opintojen aikana, mutta mahdollisuudesta edellyttää sen esittämistä on syytä tiedottaa jo hakuvaiheessa.

Hakijan tulee korkeakoulun pyynnöstä antaa SORA-aloilla opiskelijavalinnassa tarpeelliset terveydentilaansa koskevat tiedot. Tarkoitus ei ole, että kaikilta näiden alojen hakijoilta pyydetään lääkärintodistuksia, vaan hakijoita voidaan pyytää ilmoittamaan, täyttävätkö he oman arvionsa mukaan terveydentilaltaan ja toimintakyvyltään opiskelun asettamat vaatimukset. Jos hakijan ilmoituksen perusteella ilmenee aihetta,

korkeakoulu voi edellyttää tarkempien terveydentilatietojen toimittamista. Opiskeluoikeuden voi peruuttaa terveydentilan ja toimintakyvyn ilmeisen puutteellisuuden perusteella vain, jos jo hakuvaiheessa on edellytetty tiettyä terveydentilaa.

Näihin asioihin liittyviä hakijan ja opiskelijan terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskelijavalinnasta, opiskeluoikeuden peruuttamisesta, opiskeluoikeuden palauttamisesta tai kurinpidosta taikka antavat lausuntoja mainituista asioista. Näihin asioihin liittyvää opiskelijan rikosrekisteriotetta koskevaa tietoa saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskeluoikeuden peruuttamisesta.

Esimerkki: Harjoittelukoulun rehtori ei saa käsitellä opettajankoulutuksessa opiskelevan, kouluun harjoittelemaan tulevan opiskelijan rikosrekisteriotetta, koska rehtori ei valmistele eikä tee päätöksiä opiskeluoikeuden peruuttamisesta.

SORA-säännösten mahdollistamasta opiskeluoikeuden peruuttamisesta on erotettava YOL 45 §:n ja AMKL 28 §:n mukainen opiskelijan kurinpito. Kurinpitosäännöksiä sovelletaan kaikkien alojen opiskelijoihin, SORA-säännöksiä vain tiettyillä määritellyillä aloilla. YOL 45 §:n ja AMKL 28 §:n nojalla opiskelijalle voidaan antaa kirjallinen varoitus tai hänet voidaan erottaa korkeakoulusta määräajaksi, enintään yhdeksi vuodeksi. Opiskeluoikeuden peruuttaminen ei ole kurinpitosäännösten nojalla mahdollista.

Jatkotutkintohakemuksien liitteinä on tyypillisesti tutkimussuunnitelma tai vastaava asiakirja. Tutkimussuunnitelmat ja niiden arvioinnit ovat JulkL 24 § 2§ k nojalla salassapidettäviä, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei aiheuta tutkimuksen suorittamiselle taikka hyödyntämiselle tai sen asianmukaiselle arvioinnille tai tutkijalle taikka tutkimuksen tai kehittämistyön toimeksiantajalle haittaa. Tiedon antamista harkitessaan viranomaisen on siis arvioitava, onko ilmeistä, ettei lainkohdassa mainittua haittaa aiheudu. Käytännössä tällainen tilanne voi olla esimerkiksi se, että tutkimussuunnitelmassa tarkoitettu tutkimus on jo valmistunut.  Salassapito-olettama ei kuitenkaan estä tavanomaista tiedeyhteisön sisällä tutkijan suostumuksella tapahtuvaa tutkimussuunnitelman käsittelyä.

Asianosaisjulkisuuden perussäännös on JulkL 11 §: Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Opiskelijavalintojen yhteydessä on erityisesti merkitystä sillä, koskeeko asianosaisjulkisuus paitsi hakijan omia myös muiden hakijoiden asiakirjoja. Kun kyseessä on tietty, rajoitettu ja kaikille sama etu, jota kaikki hakijat hakevat kilpailutilanteessa, hakijalla on yleensä asianosaisen tiedonsaantioikeus myös muiden hakijoiden asiakirjoihin, koska yhdestä hakemuksesta tehtävä päätös vaikuttaa myös muiden hakemusten käsittelyyn. Tällainen tilanne on opiskelijavalinnassa silloin, kun uusien opiskelupaikkojen määrä on etukäteen rajattu, yleensä siis ainakin yhteishaun piiriin kuuluvissa valinnoissa. Jos sen sijaan valinnassa hakemukset hyväksytään harkinnan mukaan sillä perusteella, että valintaperusteissa mainitut edellytykset täyttyvät (esimerkiksi jatko-opiskelijoiden valinta), hakija ei ole asianosainen suhteessa toisten hakijoiden hakemuksiin, koska hakemuksilla ei ole välitöntä vaikutusta toistensa käsittelyyn. Asianosaisjulkisuuden edellytyksenä siis on, että pyydetty asiakirja on voinut vaikuttaa pyytäjän asian käsittelyyn.

Jotta hakija voi riittävästi yksilöidä asiakirjapyyntöään, hänellä on asianosaisjulkisuuden perusteella oikeus tutustua myös yksityiskohtaisiin arvostelutietoihin tarpeellisessa määrin, ellei asianosaisjulkisuuden rajoituksesta muuta johdu.

JulkL 11 §:ssä on myös yleinen asianosaisjulkisuuden rajoitusperuste: asianosaisella ei ole tiedonsaantioikeutta asiakirjaan, josta tiedon antaminen olisi vastoin erittäin tärkeää yleistä etua taikka lapsen etua tai muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua. Jos pyydetään asianosaisjulkisuuden perusteella tietoa muun kuin julkisen valinta-asiakirjan sisällöstä, tiedon antamisesta päättävän on arvioitava, olisiko tiedon antaminen kyseisen asiakirjan sisällöstä vastoin erittäin tärkeätä yksityistä etua. Arviointi on tehtävä aina kunkin tapauksen erityispiirteiden mukaisesti. Esimerkiksi hakijan terveydentilaa koskevan tiedon antaminen saattaa todennäköisemmin olla vastoin erittäin tärkeätä yksityistä etua kuin tiedon antaminen hakijan osallistumisesta yhdistystoimintaan. Oikeuskäytännön perusteella tiedon antaminen henkilön psykologisen testauksen tai vastaavan tuloksista voi useimmiten katsoa olevan vastoin erittäin tärkeätä yksityistä etua. Tiedon antaminen asianosaisjulkisuuden perusteella toisen hakijan koesuorituksesta tai yksityiskohtaisista arvostelutiedoista ei yleensä voi katsoa olevan vastoin erittäin tärkeätä yksityistä etua.

Jos hakijalle ei asianosaisjulkisuuden rajoituksen takia voida antaa tietoa asiakirjasta, hyvään hallintoon ja oikeusturvaan kuuluu, että hakijalle annetaan salassapitoa loukkaamatta mahdollisimman paljon tietoa hänen asiansa käsittelystä ja päätöksen perusteluista.

Jos hakija saa asianosaisjulkisuuden perusteella tiedon muusta kuin julkisesta asiakirjasta, hänelle on tiedotettava JulkL 23 §:n mukaisesta vaitiolovelvollisuudesta ja hyväksikäyttökiellosta: tiedon saaja ei saa paljastaa asiakirjan salassa pidettävää sisältöä tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä, eikä hän saa käyttää salassa pidettäviä tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Tietoja saa kuitenkin käyttää, kun kysymys on sen oikeuden, edun tai velvollisuuden hoitamista koskevasta asiasta, johon asianosaisen tiedonsaantioikeus on perustunut (tässä siis opiskelijavalintapäätökseen haettavasta muutoksesta).

Kun valinta-asiakirjoista annetaan asianosaisjulkisuuden nojalla kopioita tai tulosteita tai tiedot sähköisessä muodossa, henkilötunnukset on syytä peittää. Tämä perustuu rekisterinpitäjälle asetettuun velvoitteeseen välttää henkilötunnuksen tarpeetonta merkitsemistä henkilörekisterin perusteella laadittuihin asiakirjoihin (HetiL 13.4 §). Toisten hakijoiden henkilötunnukset eivät ole tarpeen hakijalle muutoksenhakua varten.

Tiedon antaminen asianosaisjulkisuuden perusteella muusta kuin julkisesta asiakirjasta, kuten muiden hakijoiden koesuorituksista, koskee myös sen hakijan oikeutta, etua tai velvollisuutta, jota koskevan tiedon antamisesta on kyse. Ennen päätöksen tekemistä sellaisen salassa pidettävän tiedon antamisesta, jonka salassa pitäminen suojaa yksityisyyden ydinaluetta (esim. terveydentilatiedot), on siis kuultava sitä hakijaa, jota koskevan tiedon antamisesta on kyse. Erityisesti kuuleminen kohdistuu siihen, onko tämän asianosaisen käsityksen mukaan käsillä jotakin HL 11 §:n mukaista perustetta, joka rajoittaisi toisen asianosaisen tiedonsaantioikeutta (lähinnä HL 11 § 1 kohta: tiedon antaminen olisi vastoin - - - - muuta erittäin tärkeätä yksityistä etua). Koska kuuleminen luonnollisesti viivästyttää asian ratkaisemista ja oikaisupyynnön vireillesaattamisen määräaika on 14 päivää valinnan tulosten julkistamisesta (YOL) tai valintapäätöksen tiedoksisaannista (AMKL), hakijaa on tarvittaessa ohjeistettava saattamaan oikaisupyyntö vireille määräajan kuluessa ja täydentämään sitä, kun kysymys tiedon antamisesta on ratkaistu. Sen sijaan kuuleminen on suojattavan intressin vähäisyyden vuoksi ilmeisen tarpeetonta, kun on kyse esimerkiksi tiedon antamisesta toisen hakijan valintakoevastauksesta tai tehtäväkohtaisesta pisteytyksestä.

5.1.5 Opiskelijavalintaa koskevien henkilötietojen antaminen ja luovuttaminen

Ammattikorkeakoulu voi julkistaa opiskelupaikan saaneiden nimet ja valinnan pisteytyksen paperitulosteina korkeakoulun ilmoitustaululla. Yliopiston on julkistettava paitsi opiskelupaikan saaneiden nimet myös hylättyjen hakijoiden nimet sekä kaikkien hakijoiden pisteytys paperitulosteina yliopiston ilmoitustaululla. Näin siksi, että YOL 82 §:n mukaan opiskelijaksi hakenut henkilö saa hakea yliopistolta kirjallisesti oikaisua opiskelijaksi ottamista koskevaan päätökseen 14 päivän kuluessa valinnan tulosten julkistamisesta (AMKL:ssa oikaisuaika lasketaan valintapäätöksen tiedoksisaannista). Valinnan tulosten julkistaminen tarkoittaa oikeuskirjallisuuden mukaan, että valinnan tulokset asetetaan yleisesti nähtäville vähintään kahden viikon ajaksi.

Opiskelupaikan saaneiden nimien julkistamiseen verkossa tarvitaan hakijan lupa, koska henkilörekisterin tietojen julkistaminen verkossa on tietojen sähköistä luovuttamista. Yksinkertaisinta on jo hakulomakkeella tai esimerkiksi valintakokeen yhteydessä pyytää hakijan suostumus hänen nimensä julkistamiseen verkossa, jos hän saa opiskelupaikan.

Henkilötietolakia sovelletaan vain rajoitetusti, kun henkilötietoja käsitellään toimituksellisiin tarkoituksiin. Näin ollen henkilötiedot, esimerkiksi luettelon korkeakouluun hyväksytyistä, voi luovuttaa sähköisessä muodossa tai paperitulosteena tai -kopiona, jos luovutuksensaaja on toimittaja tai tiedotusvälineen edustaja, joka ilmoittaa käyttävänsä henkilötietoja toimituksellisiin tarkoituksiin. Tällainen pyyntö henkilötietojen saamisesta on syytä ottaa pyytäjältä kirjallisena ja samoin on syytä varmistua, että henkilö on toimittaja. Henkilötietoja ei

pidä julkaista tiedotusvälineessä pelkästään luettelona, vaan luetteloon on syytä liittää jokin sanoma, kommentti tai uutinen, tai luettelon tietoja voidaan käyttää artikkelin tausta-aineistona.

Korkeakoulusta valmistuneiden nimiluettelo voidaan julkistaa paperitulosteina korkeakoulun ilmoitustaululla sekä luovuttaa tiedotusvälineille. Valmistuneiden nimien julkistamiseen verkossa tarvitaan valmistuneen suostumus, ellei kyse ole varsinaisesta verkkojulkaisusta kuten korkeakoulun lehdestä.

Esimerkki: Iltapäivälehden toimittaja haluaa tietää, onko totta, että N.N. on hakenut yhteiskuntatieteelliseen koulutukseen ja saanut opiskelupaikan. Toimittaja haluaa saada kaikki N.N.:n valintaa koskevat tiedot kirjallisina ja sähköisesti. Voiko tiedot antaa heti puhelimitse, ja voiko lähettää hänen haluamansa tarkemmat tiedot kirjallisesti (paperimuodossa) ja sähköisesti?

Vastaus: Tieto siitä, että joku on hakenut yliopistoon ja saanut opiskelupaikan, on julkinen tieto ja henkilötieto (tieto on opiskelijavalintarekisterissä, mahdollisesti myös jo yliopiston opiskelijarekisterissä). Tällaisen tiedon voi antaa suullisesti, myös puhelimessa (JulkL 16.1 §). Kovin suurta määrää henkilötietoja ei ole kerralla syytä antaa puhelimitse, jotta HetiL 5 §:n huolellisuusvelvoite ja 9 §:n virheettömyysvaatimus täytetään, mutta muutaman tällaisen tiedon voi antaa ongelmitta. Henkilötietojen luovuttaminen viranomaisen rekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa edellyttää, että luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja (JulkL 16.3 §). Henkilötietolaki ei kuitenkaan koske henkilötietojen käsittelyä toimituksellisiin tarkoituksiin, joten toimitukselliseen tarkoitukseen voi luovuttaa henkilötietoja kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa. Toimittajalta on syytä pyytää luovutuspyyntö kirjallisesti, jotta voidaan varmistua hänen asemastaan tiedotusvälineen edustajana ja jotta luovutuksen lainmukaisuus voidaan tarvittaessa jälkikäteen selvittää. Toimittajalle voi siis luovuttaa (=antaa kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa) N.N.:n hakemuksen ja päätöksen, jolla hänelle on myönnetty opiskelupaikka, sekä tiedot hänen lähtö- ja valintakoepisteistään. N.N.:n valintakoesuoritus (tässä tapauksessa valintakokeen vastauspaperi) ja sen arvostelumerkinnät ovat kuitenkin salassa pidettävää tietoa (JulkL 24 § 30 k), joten niistä ei voi antaa tietoa ilman siihen oikeuttavaa lainsäännöstä. Valintakoesuorituksen osalta toimittajalle pitää 1) ilmoittaa kieltäytymisen syy ja 2) antaa tieto siitä, että asia voidaan saattaa viranomaisen ratkaistavaksi (JulkL 14 §). Jos toimittaja laittaa asian kirjallisesti vireille, häneltä pitäisi myös tiedustella, haluaako hän siirtää asian viranomaisen (=korkeakoulun) ratkaistavaksi.

Esimerkki: N.N. on saanut opiskelupaikan Y-koulutusohjelmasta. S amaan koulutukseen myös hakenut mutta paikkaa vaille jäänyt M.M. haluaa saada jäljennöksen N.N.:n valintakoevastauksista. Voiko hänelle antaa kopion?

Vastaus: N.N.:n valintakoesuoritus ja sen arvostelumerkinnät ovat salassa pidettävää tietoa (JulkL 24 § 30 k), joten niistä ei voi antaa tietoa ilman siihen oikeuttavaa lainsäännöstä. Tässä tapauksessa kyseinen säännös voisi olla asianosaisjulkisuuspykälä (JulkL 11 §). Kun kyseessä on tietty, rajoitettu ja kaikille sama etu, jota kaikki hakijat hakevat kilpailutilanteessa, hakijalla on yleensä asianosaisen tiedonsaantioikeus myös muiden hakijoiden asiakirjoihin, koska yhdestä hakemuksesta tehtävä päätös vaikuttaa myös muiden hakemusten käsittelyyn. Jos pyydetään asianosaisjulkisuuden perusteella tietoa muun kuin julkisen valinta-asiakirjan sisällöstä, tiedon antamisesta päättävän on arvioitava, olisiko tiedon antaminen kyseisen asiakirjan sisällöstä vastoin erittäin tärkeätä yksityistä etua (JulkL 11 §). Tiedon antaminen asianosaisjulkisuuden perusteella toisen hakijan koesuorituksesta tai yksityiskohtaisista arvostelutiedoista ei yleensä voi katsoa olevan vastoin erittäin tärkeätä yksityistä etua. Esimerkiksi terveydentilatietojen kyseessä ollessa tilanne voi olla toinen. Koska tässä tietojen antaminen perustuu asianosaisjulkisuuteen, M.M:n  pitää selvittää henkilöllisyytensä, tietojen käyttötarkoitus ja niiden suojaus. Nämä tiedot on syytä vaatia kirjallisesti.

5.2 Henkilötietojen käsittely opintojen aikana

5.2.1 Opiskelijoiden henkilötietoja sisältävien asiakirjojen julkisuus ja salassapito

 

Opiskelujen aikana opiskelijoiden henkilötietoja sisältyy ainakin seuraaviin korkeakoulun asiakirjoihin: henkilökohtaiset opintosuunnitelmat, koesuoritukset, opintojaksojen/kurssien ja tenttitilaisuuksien osallistuja- ja tuloslistat sekä tutkintotodistukset. Opiskelijoiden henkilötietoja sisältyy lisäksi erilaisiin hakemuksiin (apuraha-, vaihto-, lisäaikahakemukset) ja niiden johdosta tehtyihin päätöksiin.

Asiakirjat, jotka sisältävät opiskelijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja, ovat salassa pidettäviä asiakirjoja. (JulkL 24§ 1 mom. 30 kohta). Opintosuoritusten ml. tentti- ja muiden koesuoritusten tulokset ovat kuitenkin julkisia. Julkisia ovat myös numeraaliset ja muut yliopiston antamat todistukset. Numeraalisiin arvosanoihin rinnastuvat osaamistasoa kuvaavat sanalliset ilmaukset, esim. "hyvät tiedot".

Opiskelijan koesuoritukset ovat salassa pidettäviä. Koesuoritus käsittää paitsi koevastauksen myös sen arvioinnin. Julkisuuslain tarkoittama koesuoritus kattaa perinteisen tenttitilaisuudessa tehdyn suoritusten lisäksi mm. harjoitustyöt sekä kotitehtävät jollei opintosuorituksen luonteeseen kuulu, että se tulee opintosuorituksen tekemisen yhteydessä osittain tai kokonaan julkiseksi (esim. opintosuoritus on taideprojektin tekeminen tiettyyn näyttelyyn).

Hyväksytyt opinnäytteet ovat lähtökohtaisesti julkisia asiakirjoja. OKM:n 28.1.2004 antaman ohjekirjeen mukaan varsinaiseen arvosteltavaan opinnäytteeseen ei saa sisällyttää salassa pidettävää aineistoa, esimerkiksi liikesalaisuuksia. Tällainen aineisto on jätettävä työn tausta- ja lähdeaineistoon. Opinnäytteiden arvostelulausunnot ovat julkisia, jollei niissä ole henkilön ominaisuuksia kuvaavia tai muita salassa pidettäviä tietoja. Sen sijaan opinnäytteiden perusaineisto ja suunnitelma ovat salassa pidettäviä. (JulkL 24.1 § 21 kohta). Tieto perusaineistosta ja suunnitelmastakin voidaan antaa ulkopuoliselle, jos on ilmeistä, että tietojen antaminen ei haittaa opinnäytteen tekemistä, hyödyntämistä tai asianmukaista arviointia. Salassapito-olettama ei kuitenkaan estä tavanomaista opiskelijan suostumuksella tapahtuvaa opinnäytteen suunnitelman käsittelyä esimerkiksi tutkielmaseminaarissa.

Tutkintotodistus on kokonaisuudessaan julkinen asiakirja. Tutkintotodistukseen ei saa kirjata salassa pidettäviä tietoja.

Lähes kaikki korkeakoulujen päätökset kuten lisäajan myöntäminen, opiskeluoikeuden menettäminen, opintojen hyväksilukeminen tai päätös oikaisupyyntöön ovat julkisia. Myös asiaan liittyvät hakemukset ovat julkisia. Päätös opiskelijan kurinpidosta on julkinen asiakirja. Opiskeluoikeuden peruuttamista ja opiskelijan terveydentilaan tai vammaisuuteen liittyviä opintojen erikoisjärjestelyitä koskevat päätökset eivät ole julkisia. Julkisetkin päätösasiakirjat ovat salassa pidettäviä siltä osin kuin niissä käsitellään opiskelijan terveyteen tai muuhun salassa pidettävään seikkaan liittyviä asioita. Siksi salassa pidettävät kohdat on mahdollisuuksien mukaan pyrittävä sijoittamaan erillisiin liitteisiin.

Suurin osa opiskelijoita koskevista tiedoista on tallennettu korkeakoulun yhteen tai useampaan opinto- tai opiskelijatietorekistereihin (tässä: opintotietorekisteri).

5.2.2 Opintotietorekisteri

Opintotietorekisteri on korkeakoulun toiminnan kannalta keskeinen henkilörekisteri, joka on perustettu lakisääteisen, julkisen tehtävän hoitamista varten. Opintotietorekisteri on julkisuulain 16.3 §:ssä tarkoitettu viranomaisen henkilörekisteri.

-Tarkoitus: Opetustehtävän hoitamista varten, sis. opetuksen järjestäminen ja tutkintojen myöntäminen opiskelupaikan vastaanottaneille opiskelijoille. Muita tarkoituksia ovat tilastointi, korkeakoulun hallinto ja suunnittelu sekä palvelu ylioppilaskunnalle tai opiskelijakunnalle sen lakisääteisen tehtävän hoitamiseksi.

-Muoto: Looginen rekisteri, jonka muodostaa sähköisissä järjestelmissä (päärekisteri ja osarekisterit) käsiteltävät tiedot sekä niihin liittyvät paperimuodossa säilytettävät tiedot. Rekisterin tausta-aineistona ja tietolähteenä käytettävät hallintopäätökset ja muut asiakirjat kuten päätös opintosuorituksen arvostelusta tai opiskelijan hakemus opintojen hyväksilukemisesta eivät kuulu rekisteriin.

Henkilötietolain 3 §:n määritelmiä käyttäen opintotietorekisterissä tarkoitetaan:

  1. henkilötiedolla kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi;
    1. Kaikki tiedot opiskelijoista ovat henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää opiskelijaan: nimi, ikä, kansalaisuus, yhteistiedot, tiedot suorituksista, tiedot opinto-oikeuksista
    2. Voi sisältää myös mm. opettajien henkilötietoja
  2. henkilötietojen käsittelyllä henkilötietojen keräämistä, tallettamista, järjestämistä, käyttöä, siirtämistä, luovuttamista, säilyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, suojaamista, poistamista, tuhoamista sekä muita henkilötietoihin kohdistuvia toimenpiteitä;
    1. Kaikki toimenpiteet henkilötiedoilla ovat niiden käsittelyä: myös pelkkä henkilötietojen haku järjestelmästä niiden katselua varten.
  3. henkilörekisterillä käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta;
    1. opintotietorekisteri
  4. rekisterinpitäjällä yhtä tai useampaa henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty;
    1. korkeakoulun opintorekisterin rekisterinpitäjä on aina korkeakoulu, vaikka korkeakoulun sisällä olisi sisäiseen työnjakoon liittyen osastojen/laitosten/tiedekuntien tms. vastuulla olevia osarekistereitä
    2. rekisterinpitäjä vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja saatavilla pitämisestä (HetiL 10 §) ja päättää opintotietorekisterin henkilötietojen käsittelystä. Korkeakoulussa tulee olla selkeästi määritelty vastuutaho ja rekisterin yhteyshenkilö.
  5. rekisteröidyllä henkilöä, jota henkilötieto koskee;
    1. opintotietorekisterin rekisteröityjä ovat opiskelijat ja joissa tapauksissa myös opettajat
  6. sivullisella muuta henkilöä, yhteisöä, laitosta tai säätiötä kuin rekisteröityä, rekisterinpitäjää, henkilötietojen käsittelijää tai henkilötietoja kahden viimeksi mainitun lukuun käsittelevää;
    1. sivullisia ovat mm. opiskelijan henkilötietoihin nähden muut opiskelijat sekä ne korkeakoulun työntekijät, joiden työhön ei kuulu kyseisten henkilötietojen käsittely
  7. suostumuksella kaikenlaista vapaaehtoista, yksilöityä ja tietoista tahdon ilmaisua, jolla rekisteröity hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn. (11.5.2007/528)
    1. henkilötietojen käsittelyyn tarvitaan suostumus, jollei laissa muuta käsittelyn perustetta säädetä. Suostumus voidaan ottaa monella tapaa ja se voi olla yksittäistapausta varten tai toistaiseksi esim. tietojen luovuttamiseksi tietyn tyyppiseen tarkoitukseen. Henkilötietolain 8 § 1 momentin 1 kohdan perusteella suostumuksen tulee olla yksiselitteinen ja 12 § 1 momentin 1 kohdan perusteella arkaluonteisten tietojen kohdalla lisäksi nimenomainen. Opintotietojen käsittelyyn opintotietorekisterissä ei tarvita opiskelijan suostumusta, kun tietojen käsittelyn tarkoitus on korkeakoulun opetustehtävän hoitaminen tai muut lakisääteiset tehtävät.

Korkeakoulun pääasiallinen peruste kerätä ja tallentaa tietoa opiskelijoista on asiallinen yhteys opiskelijan ja korkeakoulun välillä (HetiL 8§ 1 mom 5 kohta). Opiskelija ei voi kieltää tietojensa käsittelyä opintotietorekisterissä sen käyttötarkoitusta tai muuta sellaista laissa säädettyä tarkoitusta varten, joka ei edellytä rekisteröidyn suostumusta tai jota varten rekisteröidylle ei ole säädetty oikeutta kieltää tietojensa käsittelyä.

Opintotietorekisteriä varten kerätään vain sen tarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja opiskelijoista (HetiL 9.1 § tarpeellisuusvaatimus). Korkeakoulussa opintotietorekisterin rekisteriselosteessa tulee määritellä riittävän yksityiskohtaisesti rekisteriin merkittävät tiedot. Salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja ei tallenneta sähköiseen päärekisteriin (HetiL 5 § huolellisuusvelvoite), jollei tietoja voida suojata siten, että niitä

pääsevät käsittelemään vain ne työntekijät, joiden työtehtäviin ao. opiskelijan arkaluonteisten tai salassa pidettävien tietojen käsittely kuuluu. Esimerkiksi sähköiseen rekisteriin tallennetaan tieto päätöksestä, jolla rajattuun opintoaikaan on myönnetty lisäaikaa. Päätöksen perusteena olevia tietoja (kuten opiskelijan elämäntilanteeseen liittyvät syyt) ei tallenneta sähköiseen järjestelmään. Rekisterin käytettävyyden, luotettavuuden ja tietojen virheettömyysvaatimuksen (HetiL 9 §) vuoksi opintotietorekisteriin merkittävien tietojen peruste tulee olla jäljitettävissä. Henkilötietojen rekisteröinti opintotietorekisteriin voi perustua päätökseen tai ilmoitukseen muuttuneesta olosuhteesta (esim. opettajan hyväksymä opintojakso rekisteröidään opintotietorekisteriin, opiskelija ilmoittaa uuden kotiosoitteen).

Opintotietorekisterin sähköiseen järjestelmään viedään tiedot, jotka muuttavat opiskelijan rekisterissä olevia tietoja tai statusta (esim. myönnetty lisäaika tutkinnon suorittamiseen, uusi opinto-oikeus, muuttunut osoite). Opintotietorekisteriin voidaan tallentaa myös tieto hylätyistä opintosuorituksista tai hylätyistä hakemuksista, jos tieto on tarpeen korkeakoulun toiminnan kannalta. Opintotietorekisteriin voi kuulua osarekistereitä sähköisten asianhallintajärjestelmien sisältämistä tiedoista. Tällöin sähköiseen rekisteriin kuuluvat myös sekä myönnettyjen että hylättyjen hakemusten vireillepanoon, käsittelyyn ja päätökseen liittyvät henkilötiedot.

Sähköiseen opintotietojärjestelmään (yksi tai useampi rekisteri) kerättävät, ainakin tarpeelliset henkilötiedot opiskelijoista:

1 Opiskelijan perustiedot

- henkilötunnus

- opiskelijanumero, joka toimii tunnistetietona

- nimitiedot

- osoitetiedot

- sähköpostiosoite

- sukupuoli

- kansalaisuus ja muun kuin Suomen kansalaisen kotimaa

- äidinkieli (opiskelijan ilmoittama) ja asiointikieli (opiskelijan ilmoittama suomi, ruotsi, englanti)-> lisättävä koulusivistyskieli: suomi/ruotsi/muu

- kotipaikkatiedot

- opiskelijaluetteloon (korkeakoulun kirjoihin) ottamispäivämäärä

- lukuvuosittaiset läsnä- /poissaolotiedot

- jäsenyys ylioppilaskunnassa

- opiskelijan entiset nimet

- opiskelijan kuolema

- opintojen keskeyttäminen

- tietojen luovuttamista koskevat suostumukset

Lähteet: Hakijarekisteri, opiskelijan omat ilmoitukset ja viranomaisilta toimittamat todistukset (esim. henkilöllisyystodistus, passi), väestörekisterikeskus, yliopiston oma IT-lupahallinto

TURVAKIELTO

Kun opiskelijan tietoihin on merkitty väestötietolakiin perustuva turvakielto, niin opiskelijatietorekisteriin merkitään vain maistraatin osoite. Jos opiskelija haluaa antaa salaisen puhelinnumeron ja muita yhteystietojasi yliopistolle, mutta haluaa ne salassa pidettäviksi ja hänellä on perusteltu syy epäillä oman tai perheenjäsenesi terveyden tai turvallisuuden vaarantuvan, niin yliopisto käsittelee näitä yhteystietoja omassa toiminnassaan julkisuuslain 24 § 1 momentin 31 kohdan perusteella salassa pidettävinä. Tällainen julkisuuslakiin perustuva turvakielto ei kuitenkaan koske kuin yliopistoa. Lisäksi esim. KELA:lla on oikeus saada opiskelijasta tiedot salassapitosäännösten estämättä.

2. Opiskelijan opiskeluoikeudet

- opiskelijan tavoitetutkinto

- opiskelijan koulutusohjelma (tai vastaava tieto)

- maksuvelvollisuutta koskeva tieto (maksulliset ohjelmat, syytä olla erillinen osarekisteri, johon luovutetaan päärekisteristä tarvittavat tiedot)

- opiskelijan pääainetta ja sivuainetta koskevat tiedot

- opiskeluoikeuden voimassaoloaika

- opiskeluoikeudesta luopuminen

- opiskeluoikeuden peruuttaminen ja palauttaminen

- opiskeluoikeuden kattavuus

- opiskeluoikeuden peruste

- opiskelijan henkilökohtainen opintosuunnitelma ja vastaavan opettajan yksilöintitiedot->tarkoittaa jollain tavalla yliopiston hyväksymää suunnitelmaa, ei opiskelijan täysin itsenäisesti tekemää suunnitelmaa, jota opiskelija voi vapaasti muutella

- opintojen seurantatiedot->Muistettava, että opiskelijan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi on salassa pidettävä tieto eikä tällaisia arviointeja tule liittää sähköiseen opintotietojärjestelmään

Lähteet: Hakijarekisteri, yliopiston päätökset (pääaine- ja sivuainevalinnat, lisäajan myöntö) ja hyväksytyt HOPS:t,

 

3. Opiskelijan opintosuoritukset

- opintojakso tai –kokonaisuus, opinnäyte: nimi ja koodi

- laajuus

- arvosana

- suorituspäivämäärä ja kirjauspäivämäärä

- opintosuorituksen hyväksyjä

- muualla suoritetuista opinnoista oppilaitos ja hyväksymispäivä

 

lähteet: yliopiston päätökset (opettajan arvostelupäätökset, hyväksiluvusta päättäneen tahon päätökset)

 

4 Opiskelijan yliopistossa suorittamat tutkinnot

-  tutkinto

-  yksikkö

- koulutusohjelma

- pääaine ja sivuaineet arvosanoineen

- tutkinnon suorituspäivämäärä

- tutkinnon laajuus

 

lähteet: yliopiston päätökset (tutkinnon myöntäjän päätös)

 

5. Opiskelijan ilmoittautumistiedot tentteihin ja opintojaksoihin

- tentin tai opintojakson ja sen opettajan yksilöintitiedot

- ilmoittautuneen opiskelijan yksilöintitiedot

 

Huom! osarekisterissä "rekisteriyksikkö" ei välttämättä ole opiskelija vaan opetustapahtuma

lähteet: opiskelijan oma ilmoitus, mahdollinen yliopiston hyväksyntä

 

6 Opettajien tiedot

 

7Muuta

- kurinpitorangaistukset->yliopistolaissa tarkoitettu varoitus- tai erottamispäätös, ei tulostettavissa läsnäolo- tai tutkintotodistukseen tms.

5.2.3 Opiskelijoiden osoite- ja muiden yhteystietojen käsittely

Opiskelijan sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero tai muu yhteystieto on henkilötieto. Rekisteröidyt opiskelijat ovat velvollisia pitämään omat yhteistietonsa ajan tasalla niin kauan kuin heidän opiskeluoikeutensa on aktiivinen. Henkilötietojen luovutukseen sisältyy yleensä nimenomaan yhteystietojen luovutus. Monet luovutuspyynnöt esim. erilaisten kyselyiden ja tutkimusten tekemiseksi koskevat sähköpostiosoitteita. Korkeakoulun omille opiskelijoilleen myöntämien sähköpostiosoitteiden luovutukseen ei ole tietojen laadun osalta rajoitteita, koska korkeakoulu voi vastata niiden virheettömyydestä ja vanhentumattomuudesta (onko tunnus voimassa). Korkeakoulun ei tule yleensä luovuttaa postiosoitteita, koska sen toimintaan ei kuulu yleinen osoitepalvelu eikä korkeakoulu voi vastata sille ilmoitettujen osoitteiden virheettömyydestä tai vanhentumattomuudesta. Sama koskee opiskelijan ilmoittamia muita kuin korkeakoulun omia sähköpostiosoitteita. Esimerkiksi jos joku haluaa selvittää tietyn henkilön osoitteen, hänet ohjataan kysymään sitä osoitepalvelusta. Silloinkin kun on perusteltua antaa postiosoite, luovutuksensaajaa tulee pyytää selvittämään ajantasainen osoite väestötietojärjestelmästä.

5.2.4 Henkilötietojen käsittely ilman rekisteröidyn suostumusta

Opintotietorekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä korkeakoulussa opintotietorekisterin käyttötarkoitusta varten ilman erillistä suostumusta.  Tällaista käsittelyä on mm. opintosuoritustietojen lisääminen rekisteriin, opiskelijan hakemuksen käsittely, opiskelijan yhteystietojen käyttäminen yhteydenottoon opiskelijan omassa asiassa tai opiskelijan opiskeluoikeuden tarkastaminen kurssille ilmoittautumista varten.

Jäljempänä on käsitelty tarkemmin ne tilanteet, joissa opintotietorekisterin henkilötietoja voidaan käsitellä muuhunkin kuin rekisterin käyttötarkoitukseen ilman rekisteröidyn suostumusta: tutkimus, tilasto, henkilömatrikkeli, sukututkimus, viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävät. Lisäksi on esitetty erityislakeihin perustuvat tavallisimmat säännönmukaiset luovutukset.

Suurin osa opintotietorekisterin henkilötietojen käsittelyn edellytyksiä koskevista kysymyksistä koskee julkisuuslain perusteella julkiseksi katsottavia, mutta henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen luovuttamista kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa. Julkisuuslain 16.3 §:n perusteella henkilötietoja saa luovuttaa viranomaisen henkilörekisteristä kopiona, tulosteena tai sähköisesti vain, jos luovutuksensaajalla on oikeus käsitellä tietoja henkilötietolain perusteella.

5.2.4.1 Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä henkilötietojen käsittely

Henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle ja siten myös suostumusvaatimuksen ulkopuolelle jäävät seuraavat tilanteet: Henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tarkoituksiin ja Henkilötietojen käsittely toimituksellista sekä taiteellisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten (HetiL 2 § 3 ja 5 mom). Soveltamisalan ulkopuolelle jääminen tarkoittaa käytännössä sitä, että alla mainittuihin tarkoituksiin saa aina luovuttaa korkeakoulun rekistereistä julkisia henkilötietoja kopiona tai tulosteena tai sähköisessä muodossa.

 

Henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tarkoituksiin on esim. se, että opiskelija omassa asiassaan käsittelee asian kannalta relevantteja henkilötietoja valitusta tai oikaisuvaatimusta varten. Myöskään arkaluonteisten tietojen käsittelyä (sis. luovutuksen) koskeva kielto ei rajoita henkilötietojen luovutusta tällaiseen tarkoitukseen (HetiL 12 § 1 mom 4 kohta), jos pyytäjällä on katsottu esim. asianosaisena olevan julkisuuslain perusteella oikeus saada tieto sellaisesta salassa pidettävästä tiedosta, joka on samalla henkilötietolain mukainen arkaluonteinen tieto (HetiL 11 §). Arkaluonteisten tietojen osalta on kuitenkin muistettava korkeakoulun tietoturvavaatimukset, jotka yleensä rajoittavat mm. tietojen luovutusta sähköpostilla.

Henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen tai siihen verrattavaan tarkoitukseen on mm. se, kun opiskelija tai valmistunut käsittelee vuosikurssinsa opiskelijoiden yhteystietoja tapaamisen järjestämistä varten.  Käsittelyä yksityiseen tarkoitukseen on myös, kun läheiselle annetaan kopio vainajan opintosuoritusotteesta muistokirjoituksen laatimista varten tai elossa olevan henkilön opintosuoritusotteesta esimerkiksi merkkipäiväpuheen laatimista varten.

Henkilötietojen käsittely pelkän uteliaisuuden tyydyttämiseksi ei ole korkeakoulujen opintotietorekisteriin sisältyvien tietojen käsittelyä henkilökohtaista tai niihin verrattavaa tavanomaista yksityistä käsittelyä, jos pyydettävillä tiedoilla ei ole asiallista yhteyttä pyytäjän elämänpiiriin. Muu tulkinta johtaisi henkilötietojen käsittelyyn, joka on henkilötietolain tarkoituksen (HetiL 1 § yksityisyyden suoja, hyvän tietojenkäsittelytavan edistäminen) vastaista. Yksityisyyden suojan vaatimuksesta voidaan katsoa myös johtuvan se tulkinta, seuraa, ettei pelkkä vanhempien halu saada tietoa täysi-ikäisen, elossa olevan lapsensa opinnoista vastoin opiskelijan tahtoa ole henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin. Vanhempi voi saada lapsensa opinnoista tietoa suullisesti tai saamalla asiakirjat kuten opintosuoritusotteen nähtäväkseen, aivan kuin kuka muu hyvänsä, eikä tietojen antamiseen tällä tavoin tarvita suostumusta. Tietojen saamiseen sähköisesti tai paperimuodossa vaaditaan kuitenkin opiskelijan suostumus.

Henkilötietojen käsittely toimituksellista sekä taiteellisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten:

Tiedotusvälineet pyytävät välillä esim. sähköisessä muodossa opintotietorekisterin henkilötietoja esim. jostain julkisuuden henkilöstä tai haastatellakseen tietyn alan opiskelijoita. Toimittajille voidaan luovuttaa henkilötietoja toimituksellista tarkoitusta varten. Toimittajan henkilöllisyydestä on voitava varmistua. Henkilökohtaisesti paikalla asioivalta toimittajalla tulisi olla esittää lehdistökortti. Riittävää tunnistamiseen on yleensä se, että toimittaja lähettää tietopyyntönsä edustamansa, tunnetun tiedotusvälineen sähköpostiosoitteesta esitellen itsensä. Myös ylioppilaskunnan ja muiden opiskelijajärjestöjen julkaisujen edustajat voivat pyytää ja saada henkilötietoja toimitukselliseen tarkoitukseen. Freelancer-toimittajilta selvitykseksi käy tieto suunnitellusta aiheesta tai kirjoituksen tilaajasta.

Edellä mainituissakin tilanteissa korkeakoulun tulee ottaa huomioon julkisuus- ja henkilötietolaki käsitellessään henkilötietoja luovutusta varten. Henkilötietolain poikkeus ei oikeuta käsittelemään salassa pidettäviä tai arkaluonteisia henkilötietoja edellä mainituissa käyttötarkoituksissa, vaan pyytäjän oikeus saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta on ratkaistava ensin julkisuuslaissa säädetyin perustein.  Luovuttaa voi vain tarpeellisia tietoja (HetiL 9 §) eikä henkilötunnusta saa luovuttaa kuin rekisteröidyn suostumuksella tai muissa laissa säädetyissä tilanteissa (HetiL 13 §). Tällainen tilanne voi olla esimerkiksi se, että tiedotusväline haluaa varmistua, ovatko kyseessä tietyn julkisuuden henkilön eivätkä vaikkapa hänen kaimansa opintotiedot. Rekisterinpitäjän huolellisuusvaatimuksesta (HetiL 5 §) seuraa, että kysyjän henkilöllisyydestä pitää voida varmistua eikä esim. suuria määriä henkilötietoja voida luovuttaa suojaamattomasti sähköpostissa. Vanhentuneita, puutteellisia tai virheellisiä henkilötietoja ei tulisi käsitellä lainkaan eikä siten myöskään luovuttaa (HetiL 9 §). Poikkeuksena tähän valmistuneiden henkilöiden mahdollisesti vanhentuneiden yhteystietojen käsittelylle voi olla perusteet, jos luovutuksensaaja yrittää niiden avulla selvittää VRK:sta henkilöiden nykyisiä osoitteita.

Henkilötietojen käsittely taiteellisen ja kirjallisen ilmaisun tarkoituksiin voi olla esimerkiksi henkilötietojen keräämistä tausta-aineistona elokuvan tai näytelmän käsikirjoituksen tai kirjan kirjoittamista varten. Henkilötietoja voi siis luovuttaa tulosteena, kopiona tai sähköisesti näihin tarkoituksiin, eikä henkilötietojen käsittely ja julkaiseminen tällaisissa teoksissa edellytä suostumusta.

Henkilötietojen käsittelyä korkeakoulun omissa vuosikertomuksissa, juhlajulkaisuissa, historiikeissa ja muissa vastaavissa teoksissa voidaan pitää asiallisena henkilötietojen käyttönä korkeakoulun omassa toiminnassa ja yhteensopivana opintotietorekisterin käyttötarkoituksen kanssa. Opiskelijan suostumusta tietojen käsittelyyn ei tarvita.

Mikäli kyse on varsinaisesta historiallisesta tai tieteellisestä tutkimuksesta, tulevat sovellettaviksi henkilötietolain tutkimusta koskevat säännökset, joita käsitellään erikseen.

5.2.4.2 Erityislakeihin perustuvat säännönmukaiset luovutukset opintotietorekisteristä

Julkisuuslain ja henkilötietolain lisäksi opiskelijoita ja opintoja koskevien tietojen käsittelyä säätelevät muutamat erityislait. Erityislakien nojalla yliopistot luovuttavat tietoja säännönmukaisesti ainakin seuraaville tahoille ilman opiskelijan suostumusta:

TILASTOKESKUS

Tilastokeskukselle (TilastoL 62/1994) teknisenä tallenteena koulutusjärjestelmän seurantaa varten

 

TYÖVOIMAVIRANOMAISET

 

Työvoimaviranomaiselle, Kansaneläkelaitokselle tai työttömyyskassalle (TyöttömyysturvaL 1290/2003)

työmarkkinatuen sekä työttömyyspäivärahan saamisedellytysten käsittelyä varten

 

KELA (OPINTOTUKI)

Yliopisto luovuttaa KELAlle opiskelijoita koskevia tietoja (21.1.1994/65) 41 a ja 41 b §:ien perusteella 43 §:ssä säädetyn teknisen käyttöyhteyden avulla. KELAlla on opintotuen täytäntöönpanoa varten oikeus saada salassapitosäännösten estämättä saada tieto "opetushallitukselta ja korkeakouluilta opiskelijavalinnoissa hyväksytyksi tulleiden sekä opetushallitukselta opiskelupaikan vastaanottaneiden henkilöiden tunnistamista ja yksilöintiä koskevat tiedot sekä oppilaitosta ja opintolinjaa tai koulutusohjelmaa koskevat tiedot" sekä "oppilaitokselta lukukauden aikana läsnäoleviksi ilmoittautuneiden opiskelijoiden tunnistamista ja yksilöintiä koskevat tiedot sekä tiedot opintojen päätoimisuudesta ja edistymisestä".

YTHS

Yliopisto luovuttaa YTHS vuosittain ylioppilaskunnan jäsenmaksun maksaneiden kandidaatti- ja maisteritutkintoa opiskelevien perustiedot, jotta YTHS voi hoitaa sille kuuluvia tehtäviä. YTHSltä saadun tiedon mukaan YTHS vastaa yliopisto-opiskelijoiden opiskelijaterveydenhuollon järjestämisestä kaikilla yliopistopaikkakunnilla, koska ao. kunnat ovat siirtäneet  terveydenhuoltolain (30.12.2010/1326) 17 § 1 mom perusteella järjestämisvastuun YTHSlle.  YTHSllä on myös ennaltaehkäiseviä tehtäviä. Valtioneuvoston asetus neuvolatoiminnasta, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta sekä lasten ja nuorten ehkäisevästä suun terveydenhuollosta (28.5.2009/380) ja erityisesti sen 9 ja 10 §:t säätävät mm. määräaikaiset terveystarkastukset pakollisiksi myös kaikille yliopisto-opiskelijoille. Terveystarkastus toimii kutsusta ja pyrkii ennaltaehkäisyyn. YTHSn tiedon mukaan kunnat ovat siirtäneet terveystarkastukset YTHS:n tehtäväksi.

KOULUTUSRAHASTO

Laissa aikuiskoulutustuesta (1276/2000) säädetään koulutusrahastolle ja työttömyysturvan muutoksenhakulautakunnalle oikeus saada oppilaitokselta maksutta rahaston ja lautakunnan tehtävien hoitamiseksi tarpeelliset tiedot salassapitosäännösten estämättä. Kyseisillä viranomaisilla on siis oikeus saada korkeakouluilta myös salassa pidettäviä opiskelijoiden henkilötietoja, jos se on viranomaistehtävän hoitamisen vuoksi tarpeen.

5.2.4.3 Ylioppilaskunnan ja opiskelijakunnan oikeus käsitellä opiskelijoiden henkilötietoja

Ylioppilaskunnista säädetään yliopistolain (24.7.2009/558) 46 §:ssä. Yliopisto luovuttaa ylioppilaskunnalle tiedot perustutkintoa opiskelemaan hyväksytyistä opiskelijoista yliopistolain 46 § 3 momentin perusteella. Alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa suorittamaan otetut opiskelijat (pois lukien tilauskoulutus) kuuluvat ylioppilaskuntaan suoraan lain nojalla. Ylioppilaskunnalla on oikeus määrätä ylioppilaskunnan jäsenten suoritettaviksi jäsenmaksu. Jäsenmaksun vahvistaa yliopiston rehtori, ja sen maksamista valvoo yliopisto.

Yliopistolain 46 §:n mukaan "Ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä". Ylioppilaskunnalla on HetiL 8 §:n mukainen asiallinen yhteys jäseniinsä. Lisäksi sillä on lakisääteisiä tehtäviä kuten terveydenhuollon järjestämiseen osallistuminen tarvittaessa (terveydenhuoltolaki ja sairausvakuutuslaki 21.12.2004/1224). Ylioppilaskuntaan sovelletaan julkisuuslakia. Jäsenyys ei ole salassa pidettävä tieto.

Ylioppilaskunta voi tarjota tehtäväänsä liittyen jäsenilleen palveluita, joiden käyttämisen edellytyksenä on jäsenyyden lisäksi esim. opinnoissa eteneminen (mm. opiskelija-asuntoja). Henkilötietojen luovutukselle yliopistolta ylioppilaskunnalle tulee silloin olla muukin peruste kuin ylioppilaskunnan jäsenyys (esim. rekisteröidyn suostumus). Yliopistoilla voi olla ylioppilaskunnan kanssa sovittuja menettelyitä, joissa yliopisto hankkii ylioppilaskunnan jäseniltä suostumuksen ylioppilaskunnan lukuun esim. ylioppilaskunnan tiedotteiden toimittamiseen tai sähköpostilistaan liittämiseen. Lähtökohtana kuitenkin on, että ylioppilaskunnat huolehtivat jäsenrekisterinsä rekisterinpitäjinä tarvittavien suostumusten hankinnasta omaa toimintaansa varten.

Ammattikorkeakoulujen opiskelijakunnista säädetään ammattikorkeakoululain (9.5.2003/351) 42 a §:ssä. Ammattikorkeakoulun opiskelijakuntaan voivat kuulua ammattikorkeakoulun tutkintoon johtavassa koulutuksessa olevat opiskelijat. Opiskelijakunta voi hyväksyä jäsenikseen myös muita ammattikorkeakoulun opiskelijoita. Erona ylioppilaskuntaan on, että kukaan opiskelija ei ole automaattisesti jäsen, vaan jäsenyyttä on haettava erikseen. Koska jäsenyys on opiskelijalle vapaaehtoinen, opiskelijakunnalla ei toisin kuin ylioppilaskunnalla ole oikeutta saada kaikkien ammattikorkeakoulun opiskelijoiden yhteystietoja. Opiskelijakunnasta, sen asemasta ja tehtävistä on kuitenkin tärkeä tiedottaa opiskelijoille. Suositeltava menettelytapa on, että ammattikorkeakoulu tiedottaa itse opiskelijoille opiskelijakunnasta ja sen toiminnasta ja käyttää tiedottamisessa apuna opintotietorekisteriä.

Ammattikorkeakoulun opiskelijakunta tarvitsee jäseneksi hakevasta tiedon hänen opiskelustaan ammattikorkeakoulussa varmistuakseen siitä, että hakija voi kuulua opiskelijakuntaan. Lisäksi opiskelijakunta tarvitsee jäsentensä ajantasaiset yhteystiedot. Koska jäsenyys opiskelijakunnassa on vapaaehtoista, ja jäsenyys tai hakemus jäsenyydestä selviää ammattikorkeakoululle opiskelijakunnan tiedustellessa tietoja, suositeltavin on seuraava menettely: opiskelijakunnan jäsenhakemukseen liitetään kohta, jossa pyydetään jäseneksi hakevalta suostumus siihen, että tieto hänen jäsenyydestään voidaan luovuttaa ammattikorkeakoululle ja tieto hänen opiskelijastatuksestaan sekä yhteystiedot voidaan päivittää ammattikorkeakoulun opintotietorekisteristä.

Huom: Ammattikorkeakoululainsäädännön toisen vaiheen uudistamisehdotukseen (syksy 2013, OKM) sisältyy ehdotus siitä, että opiskelijakunnan jäsenyys muuttuu pakolliseksi tutkinto-opiskelijoille.

Ylioppilas/opiskelijakuntien lisäksi erilaiset muutkin opiskelijajärjestöt sekä ammattiliitot pyytävät jäsenyysstatuksen tarkastamiseksi valmistuneiden tietoja. Jäsenyys ammattiliitossa on arkaluonteinen tieto toisin kuin esim. tieto suoritetusta tutkinnosta. Opiskelijoiden yksityisyyden suojan kannalta on perustellumpaa, että korkeakoulu voi luovuttaa tiedon kaikista valmistuneista opiskelijoista pyydettäessä esim. ammattiliiton opiskelijajäsenyysstatuksen tarkistamiseksi ilman, että korkeakoulun tietoon tulee, ketkä ovat järjestön jäseniä tai ovat hakeneet järjestön jäsenyyttä.

5.2.4.4 Elintärkeä etu

Opiskelijan henkilötietoja voi käsitellä ilman suostumusta yksittäistapauksessa opiskelijan elintärkeän edun suojaamiseksi (HetiL 8§ 1 mom 3 kohta). Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi kriisi- tai vaaratilanteesta tiedottaminen. Myös opiskelijan arkaluonteisia tietoja saa käsitellä, jos se on tarpeen hänen tai jonkun muun henkilön elintärkeän edun suojaamiseksi eikä opiskelijalta voida saada suostumusta (HetiL 12 § 1 mom 8). Käytännössä tämä tulee sovellettavaksi lähinnä terveydentilatietojen käsittelyyn ensiaputilanteessa. Terveydentilaa koskevat tiedot ovat ensisijaisesti opiskelijahuollon ja YTHS:n hallussa, eivät opintotietorekisterissä.

5.2.5 Henkilötietojen käsittely rekisteröidyn suostumuksen perusteella

Henkilötietoja saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella (HetiL 8 § 1 momentti 1 kohta). Suostumusta edellytetään, kun luovutetaan henkilötietoja korkeakoulun ulkopuolelle tai käytetään niitä korkeakoulussa muuhun kuin opintotietorekisterin käyttötarkoitukseen yliopiston sisällä, jos laissa ei ole säädetty muuta käsittelyn perustetta kyseiseen tarkoitukseen. Opintotietorekisterin yhteydessä opiskelijoille on tarkoituksenmukaista antaa mahdollisuus antaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tiettyjä, toistuvia tarkoituksia varten. Suostumusten merkityksestä on syytä informoida opiskelijoita. Alla on mallilauseita selitteineen.

Opintonsa päättäneet opiskelijat eivät enää aktiivisesti päivitä suostumustietojaan. Näin ollen valmistuneiden tai muusta syystä poissa kirjoilta olevien opiskelijoiden (opiskeluoikeus on päättynyt lopullisesti tai toistaiseksi ilmoittautumisen laiminlyönnin, tutkinnon suorittamisajan päättymisen, opiskelijan erottamisen, opiskelupaikan peruuttamisen tai opiskeluoikeudesta luopumisen johdosta) antamien suostumusten ei voida katsoa olevan voimassa. Sen sijaan nimenomaiset kiellot luovuttaa henkilötietoja tiettyihin tarkoituksiin on katsottava olevan voimassa myös opiskelijan valmistuttua tai muutoin päätettyä opintonsa.

5.2.5.1 Mielipide- ja markkinatutkimus sekä suoramarkkinointi

Henkilötietojen käsittely ei saa olla yhteensopimatonta rekisterin käyttötarkoituksen kanssa. Kun otetaan huomioon opiskelijan ja korkeakoulun välisen suhteen laatu, henkilötietoja ei tule luovuttaa puhtaasti kaupallisiin tarkoituksiin eikä korkeakoulujen lakisääteisen opetustehtävän hoitamiseen sovi opiskelijoita koskevien rekistereiden aktiivinen, kaupallinen hyödyntäminen. Jos opiskelijalta pyydetään suostumus henkilötietojen luovutukseen mielipide- ja markkinatutkimukseen tai markkinointiin, niin opintotietorekisterin käyttötarkoituksen kanssa yhteensopivana voidaan pitää ainakin henkilötietojen luovuttamista korkeakoulua lähellä olevien opiskelijajärjestöjen mielipidetiedusteluihin ja harjoitustöiden tai opinnäytteiden tekijöiden kyselytutkimuksiin.

Tähän tarkoitukseen annetun suostumuksen perusteella ei voida käsitellä salassa pidettäviä tai arkaluonteisia tietoja. Luovutettavat tiedot voivat olla yhteystietoja, joita ei ole merkitty salassapidettäviksi. Henkilötietojen pyytäjä voi profiloida kohderyhmän riittävän yleisellä tasolla siten, että yksittäisesti henkilöstä ei luovuteta tosiasiassa liikaa tietoja (esim. kandidaattiopiskelijat, maisteriopiskelijat, tohtoriopiskelijat, tiedekunta, koulutusohjelma, pääaine). Luovutettujen yhteystietojen lukumäärässä on lisäksi otettava huomioon korkeakoulun tietoturvasäännöt esim. massasähköpostituksen suhteen. Yleensä pyyntöjä saada esimerkiksi suuren korkeakoulun kaikkien suostumuksensa antaneiden opiskelijoiden sähköpostiosoitteet ei siten voida toteuttaa.

Rekisteröityjen yksityisyyden suojan kannalta suositeltava menettely on, että korkeakoulussa on mahdollisuus välittää itse asialliseksi katsomiaan pyyntöjä erilaisiin kyselyihin osallistumiseksi tai markkinointia markkinoijan profiiliin sopiville opiskelijoille. Opiskelijat voivat siten itse päättää, haluavatko antaa omia henkilötietojaan kyselijälle.

Vaikka opiskelija ei antaisi suostumustaan markkinointiin tai mielipidekyselyihin, niin se ei rajoita henkilötietojen luovutusta tieteelliseen tutkimukseen tai tietojen käsittelyä korkeakoulun omiin tilastointi- tai selvitystehtäviin. Tieteellisessä tutkimuksessakin on muistettava kuitenkin suostumuksen ensisijaisuus. Jos esim. tieteellisenä pidettävää opinnäytetutkimusta varten tulee paljon pyyntöjä luovuttaa yhteystietoja kyselyn / haastattelupyynnön tekemiseksi, korkeakoulun kannattaa harkita erillisen, yleisen suostumuksen pyytämistä yhteystietojen luovuttamiseen tällaista tarkoitusta varten. Rekisteröityjen yksityisyyden suojan kannalta suositeltava menettely tässäkin on, että korkeakoulussa on yhteystietojen luovuttamisen sijaan mahdollisuus tarvittaessa välittää opiskelijoille pyyntöjä osallistua tieteellisen tutkimusta varten toteutettaviin kyselyihin.

5.2.5.2 Henkilömatrikkelit

http://www.tietosuoja.fi/uploads/tvsw7q2.pdf

Korkeakoulut käsittelevät itse ja luovuttavat perustietoja erilaisiin henkilömatrikkeleihin (esim. promootiomatrikkeli, opiskelijajärjestöjen matrikkelit, ammattiliittojen matrikkelit). Henkilömatrikkeleista säädetään HetiL 17 §:ssä. Opiskelija voi kieltää henkilötietojen käsittelyn (HetiL 30 §) matrikkeleita varten. Tämä tarkoittaa, että tietoja ei saa käsitellä matrikkelijulkaisun taustarekisteriäkään varten. Tyypillisesti henkilötietoja pyydetään matrikkeleihin vasta valmistuneista opiskelijoista, jotka eivät enää aktiivisesti voi päivittää suostumustietojaan. Valmistunut henkilö voi kuitenkin ilmoittaa vapaamuotoisesti korkeakoululle kiellosta ja korkeakoulu voi merkitä kiellon opintotietorekisteriin. Ellei kieltoa ole, tiedot voidaan luovuttaa.

Opintotietorekisteristä asiallisesti perusteltua on luovuttaa pyynnön sisällöstä riippuen matrikkelia varten henkilön perustiedot (tyypillisesti: nimi, syntymäaika ja –paikka, yhteystiedot, valmistumisvuosi, kuolleista henkilöistä kuolinaika ja -paikka) ja matrikkelin yhdistävän tekijän kannalta olennaiset tiedot (esim. koulutusohjelma, vuosikurssi). Muut tiedot matrikkelin rekisterinpitäjä kerää henkilöiltä itseltään.

Valmistuneiden tai opintonsa päättäneiden osalta osoitetietoa ei pääsääntöisesti luovuteta, koska sen virheettömyydestä ei ole varmuutta.

5.2.5.3 Sukututkimus

http://www.tietosuoja.fi/uploads/nl4qz41ii0.pdf

Henkilötietojen käsittelystä sukututkimukseen säädetään HetiL 18 §:ssä. Opiskelija voi kieltää henkilötietojen käsittelyn (HetiL 30 §) sukututkimusta varten. Valmistunut henkilö voi ilmoittaa vapaamuotoisesti korkeakoululle kiellosta ja korkeakoulu voi merkitä kiellon opintotietorekisteriin. Ellei kieltoa ole, tiedot voidaan luovuttaa.

Luovutettavat henkilötiedot: kts. henkilömatrikkeli

5.2.5.4 Suositeltavat suostumuslausekkeet opintotietorekisteriin

Opiskelijoiden informoimisen ja suunnitelmallisen henkilötietojen käsittelyn varmistamiseksi (HetiL 6 §, 24 §) vuoksi kaikista suostumuskohdista tulisi olla saatavilla selite.  Lisäksi korkeakoululla voi olla muita tarpeita kysyä yksityiskohtaisempia suostumuksia erilaisiin tarpeisiin. -HUOM! Suostumuslausekkeet eivät kata henkilötietojen luovutusta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojani saa luovuttaa mielipide- ja markkinatutkimukseen sekä markkinointiin

Suostumus on henkilötietojen luovuttamisen edellytys (JulkL 16.3 §). Suostumus luovutukseen sisältää luonnollisesti oikeuden korkeakoulun sisällä käsitellä henkilötietoja samaan tarkoitukseen. Koska suuri osa kyselyistä koskee valmistuneiden tietoja (esim. ammattiliitot, alumniyhdistykset), suostumuslausekkeeseen kannattaa lisätä mainita, että opiskelunsa valmistumisen johdosta päättäneiden osalta suostumus on voimassa 1 vuosi valmistumisvuoden jälkeen. Jos joku ei halua jättää suostumusta voimaan, hän voi poistaa suostumuksensa ennen valmistumistaan. Jos opiskelijaa pyydetään valmistumisen yhteydessä antamaan suostumus valmistumistietojen julkaisemiseen esimerkiksi korkeakoulun internetissä, julkaistut tiedot voidaan toki luovuttaa muutoinkin. Valmistuneiden osalta luovutuksensaajaa pyydetään kuitenkin aina hankkimaan ajantasaiset osoitetiedot muusta lähteestä.

Kiellän tietojeni luovuttamisen henkilömatrikkeleihin

Suostumusta ei tarvitse pyytää. Mahdollisuus kieltää henkilötietojensa käsittely tähän tarkoitukseen on kuitenkin järjestettävä ja kielto-oikeudesta on informoitava opiskelijoita.

Kiellän tietojeni luovuttamisen sukututkimukseen

Suostumusta ei tarvitse pyytää. Mahdollisuus kieltää henkilötietojensa käsittely tähän tarkoitukseen on kuitenkin järjestettävä ja kielto-oikeudesta on informoitava opiskelijoita.

Suostumukset korkeakoulun tarjoamien palveluiden toteuttamista varten

Muu henkilötietojen käsittely edellyttää erityistä laissa mainittua perustetta. Jos korkeakoulu tarjoaa opiskelijalle esimerkiksi rekrytointipalveluita (korkeakoulun ja sen ulkopuoliset työ- ja harjoittelupaikat), opiskelijalta on syytä pyytää suostumus hänen henkilötietojensa käsittelyyn näitä tarkoituksia varten.  Esim. "Tietojani saa käsitellä rekrytointitarkoituksissa". Tällöinkin opiskelijan tietoja tulisi käsitellä vain viestien välittämiseen hänelle, ei tietojen luovuttamiseen rekrytoijalle.

5.2.6 Henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Opintotietorekisteriin on syytä ottaa maininta, että henkilötietoja siirretään (ml. luovutetaan) EU/ETA-alueen ulkopuolelle vain rekisteröidyn yksiselitteisellä suostumuksella tai muissa henkilötietolain sallimissa tapauksissa (HetiL 22§-23§). Kaikissa maissa (kuten USA) ei ole EU-säännösten mukaan riittävä tietosuojan taso, jolloin henkilötietojen luovuttamisen edellytykset ovat henkilötietolain perusteella tiukemmat. Esimerkiksi kansainvälisen opiskelijavalinnan ja opiskelijavaihdon toteuttamiseksi ja yhteydessä henkilötietoja on usein tarpeen luovuttaa EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Yksinkertaisin tapa varmistaa peruste henkilötietojen siirrettävyydelle on yleensä hakijan/opiskelijan suostumus hakemuksessa tai vaihtosopimuksessa.

5.2.7 Henkilötietolain mukainen käsittely erityisiä tarkoituksia varten

5.2.7.1 Tutkimus

Korkeakoulujen opiskelijoita koskeviin rekistereitä käytetään paljon erilaisten tutkimusten ja selvitysten tekemiseen. HetiL 14 §:n mukaan historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten saa henkilötietoja käsitellä, jos:

1) tutkimusta ei voi suorittaa ilman henkilön yksilöintiä koskevia tietoja ja jos rekisteröityjen suostumusta ei tietojen suuren määrän, tietojen iän tai muun sellaisen syyn vuoksi ole mahdollista hankkia; 2) henkilörekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella on vastuullinen johtaja tai siitä vastaava ryhmä; 3) henkilörekisteriä käytetään ja siitä luovutetaan henkilötietoja vain historiallista tai tieteellistä tutkimusta varten sekä muutoinkin toimitaan niin, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille; sekä 4) henkilörekisteri hävitetään tai siirretään arkistoitavaksi tai sen tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa, kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi.

Tietosuojavaltuutetun antaman vastauksen Dnro 2460/06/2012 mukaan: Henkilötietolaissa ei ole historiallisen tai tieteellisen tutkimuksen määritelmää. Lain esitöissä todetaan seuraavaa. Niiden sisältö määräytyy samalla tavoin kuin ne yleensä ymmärretään. Historiallinen tutkimus voi olla esimerkiksi tieteellistä tutkimusta edeltävää tutkimusta tai itsenäistä tutkimusta, joka ei täytä tieteellisen tutkimuksen kriteereitä. Tieteellisen tutkimuksen on täytettävä yleisesti hyväksytyt tieteellisen tutkimuksen kriteerit. Erityisesti arkaluonteisia <tietoja> sisältävän tutkimuksen on täytettävä myös yleisesti hyväksytyt tutkimuseettiset periaatteet. Oikeuskirjallisuudessa on esitetty, että tieteellisellä tutkimuksella tarkoitetaan tutkimusta, joka perustuu tieteellisten menetelmien käyttöön ja jonka käyttötarkoitus ei välittömästi palvele kaupallisia tarkoitusperiä (kts. Konstari Henkilörekisterilaki ja Wallin Nurmi Tietosuojalainsäädäntö).

 

Tieteellistä tutkimusta voi siten olla vain sellainen tutkimus, johon liittyy vaatimus tutkimusetiikan noudattamisesta. Tieteellisen tutkimuksen tekijöillä on yleensä taustaorganisaatio, joka ainakin jossain määrin vastaa piirissään tehtävän tutkimuksen tutkimuseettisestä ohjeistamisesta ja valvonnasta. Tieteellistä tutkimusta tehdään ainakin korkeakouluissa ja tutkimuslaitoksissa. Yksityisen henkilön harrastusluonteinen tutkimus ei ole sellaista henkilötietolaissa tarkoitettua tieteellistä tutkimusta, jota varten henkilötietoja voidaan käsitellä. Se voi kuitenkin olla historiallista tutkimusta. Tutkimusta ei aina tehdä ryhmissä. Tutkimuksen ainoa tekijä voi olla myös tutkimuksen johtaja. Väitöskirjaa ja lisensiaatintyötä varten tehdään tieteellistä tutkimusta. Maisteritason ja ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytettä varten voidaan myös tehdä tieteellistä tutkimusta. Tämäntasoisten opinnäytteiden tekijöiltä edellytetään samanlaista hyvän tieteellisen käytännön noudattamista kuin yleensäkin tieteentekijöiltä. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan hyvää tieteellistä käytäntöä ja sen rikkomusten käsittelystä annetun ohjeen(14.11.2012) mukaan väitteet hyvän tieteellisen käytännön rikkomisesta edellä mainitun tasoisten hyväksyttyjen opinnäytteiden osalta on käsiteltävä sen ohjeen mukaan. Ylemmän korkeakoulututkinnon tai ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytteen laatiminen voi siis olla henkilötietolaissa tarkoitettua tieteellistä tutkimusta.

Harkittaessa henkilötietojen luovutusta tieteellistä tutkimusta varten on siis tarkistettava seuraavat seikat:

-Tutkimuksen vastuullinen johtaja/ryhmä, joka on vastuussa tutkimuksen toteuttamisesta

- Sellainen tieto asianmukaisesta tutkimussuunnitelmasta, josta ilmenee tutkimustehtävä, millä tavoin henkilötiedot ovat tarpeen tutkimuksen toteuttamiselle ja miten niitä aiotaan tutkimuksessa käsitellä, säilyttää ja hävittää. Muutoin koko yksityiskohtaista tutkimussuunnitelmaa ei tarvitse toimittaa tätä tarkoitusta varten

Jos henkilötietoja pyydetään ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytetutkimuksen tekemistä varten, pyytäjän on lisäksi toimitettava korkeakoulunsa vastuullisen ohjaajan (nimeke voi olla valvoja, vastuuprofessori tms.) kirjallinen lausunto siitä, että henkilötietojen käsittely perustuu vähintään vastuullisen ohjaajan hyväksymään suunnitelmaan ja on tarpeen opinnäytetutkimuksen toteuttamisella. Vastuullinen johtaja tai tutkimusryhmä on ilmoitettava. Opiskelija ei yleensä itse voi olla tutkimuksen vastuullinen johtaja, koska ylemmän korkeakoulututkinnon/ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytteen tekijällä ei ole vielä tieteellisen tutkimuksen johtamiseen vaadittavaa osaamista. Vastuullinen ohjaaja voi olla tutkimuksen johtaja. Opinnäytetutkimusta voidaan tehdä myös tutkimusryhmässä ja osana korkeakoulun tai muun laitoksen laajempaa tutkimusta, jolloin tutkimuksen vastuullinen johtaja on joku muu kuin vastuullinen ohjaaja.

Jos henkilötiedot on tarve säilyttää opinnäytteen hyväksymisenkin jälkeen esim. oikeellisuuden verifioitavuuden vuoksi, korkeakoulun säännöissä tulisi ilmetä kuinka pitkään henkilötietoja sisältävä perusaineisto on säilytettävä ja kuka vastaa säilytyksestä.

Henkilöitä, jotka pyytävät henkilötietoja tieteellistä tutkimusta varten on syytä opastaa tutustumaan seuraaviin tietosuojavaltuutetun ohjeisiin. Kts.

Tietosuoja ja tieteellinen tutkimus henkilötietolain kannalta

http://www.tietosuoja.fi/uploads/8evlt8qrbsw3ud.pdf

Rekisteritutkimuksen tietosuojaopas tutkijoille ja tietopyyntöjä käsitteleville viranomaisille

http://www.tietosuoja.fi/uploads/rv6p0pe1cbyjxm.pdf

Historiallisessa tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot ovat tyypillisesti kuolleiden henkilöiden tietoja. Mitä vanhemmasta tiedosta on kysymys, sitä vähäisempi on yksityisyyden suojan tarve. Henkilötietoja tulee silti käsitellä huolellisesti.

5.2.7.2 Tilasto

Tilastotarkoituksia varten saa henkilötietoja käsitellä ilman rekisteröidyn suostumusta, jos

1) tilastoa ei voida tuottaa tai sen tarkoituksena olevaa tiedontarvetta toteuttaa ilman henkilötietojen käsittelyä;

2) tilaston tuottaminen kuuluu rekisterinpitäjän toimialaan; sekä

3) tilastorekisteriä käytetään vain tilastollisiin tarkoituksiin eikä siitä luovuteta tietoja siten, että tietty henkilö on niistä tunnistettavissa, ellei tietoja luovuteta julkista tilastoa varten.

 

Kun nämä edellytykset täyttyvät, korkeakoulu voi toimittaa henkilötietoja hakija- ja opintotietorekistereistä tilastoja laativille rekisterinpitäjille, käytännössä eri alojen viranomaisille.

5.2.7.3 Viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät

Viranomaisten toiminta Suomessa perustuu lakiin. Monilla viranomaisilla (kuten KELA) on lakiin perustuva oikeus käsitellä ja saada säännönmukaisesti tiettyjä tietoja. Monet suomalaiset viranomaiset tiedustelevat yksittäisten opiskelijoiden tai hakijoiden tietoja, kuten poliisi, rajavartiolaitos ja ulkomaalaisvirasto. Henkilötietoja voidaan luovuttaa pyydetyssä muodossa silloin kun on selvää, että pyyntö perustuu ao. viranomaisen tehtäviin. Ulkomaalaisten viranomaisten kyselyihin vastatessa on syytä selvittää käyttötarkoitus tarkemmin sekä muistaa, että henkilötietojen luovuttaminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle on pääsääntöisesti kielletty ilman rekisteröidyn suostumusta.

5.2.7.4 Kyselytutkimukset

Opiskelijat opintojaan varten ja monet muut tahot (kuten erilaiset opiskelijoita lähellä olevat järjestöt) pyytävät opintotietorekisteristä opiskelijoiden henkilötietoja erilaisten kyselytutkimusten tekemistä varten. Julkisuuslaki (kts.JulkL 16.3 § suostumusedellytys mielipide- tai markkinatutkimukseen) tai henkilötietolaki (kts.HetiL 19 § oikeus kieltää tietojen käsittely mielipide- ja markkinointitutkimukseen) eivät tunne käsitettä kyselytutkimus vaan henkilötietojen käsittelyn peruste vaihtelee. Kyselytutkimuksena voidaan toteuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta (HetiL 14 §), mielipidetutkimukseen rinnastuvaa tutkimusta (HetiL 19 §) tai viranomaisen omaan tarkoitukseen tehtävää selvitystä (HetiL 16 §). Henkilötietojen käsittelyn edellytykset tutkimusta ja viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää varten ovat samankaltaiset. Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävän toteuttamisessa henkilörekisterin pitäjä on kuitenkin yleensä viranomainen itse.

5.2.8 Henkilötietojen käsittely valmistuneiden ja entisten opiskelijoiden osalta

Opiskelijan yhteys korkeakouluun ei ole aktiivinen enää sen jälkeen kun opiskelija valmistuu, luopuu opiskeluoikeudestaan, laiminlyö ilmoittautumisen tai hänen määräaikainen opiskeluoikeutensa tai sille myönnetty lisäaika päättyy. Tällaisten opiskelijoiden yhteystietojen säilyttämiseen on kuitenkin perusteita, koska korkeakoulu voi tarvita yhteystietoa myöhemmin erilaisiin tarkoituksiin (kyselyt valmistuneille tms.). Vanhentuneita henkilötietoja ei saa käsitellä (HetiL 9 § 2 mom). Rekisteröidyn yhteystietoja ei tule luovuttaa korkeakoulun ulkopuolelle lainkaan. Korkeakoulun sisälläkin ajantasaiset yhteystiedot tulee tarkistaa esim. väestötietojärjestelmästä ennen yhteydenottoa, kun opiskeluoikeuden päättymisvuodesta on kulunut 6 kk (31.7.2012 päättynyt opinto-oikeus-> 30.6.2013 saakka voi luovuttaa yhteystietoja, jos luovutuksen perusteet muutoin olemassa). Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa vanha osoitetieto on tarpeellinen uuden selvittämiseksi. Tällaisia tilanteita on esimerkiksi, jos väestötietojärjestelmässä on paljon samannimisiä henkilöitä tai henkilö ei asu Suomessa.

Korkeakoulut voivat tiedottaa alumnitoiminnasta, tarjoamastaan täydennyskoulutuksesta ym. valmistuneille ilman aikarajaa, vaikka valmistunut ei olisi erikseen antanut suostumusta. Valmistuneiden yhteystietoja ei kuitenkaan enää pidä säännöllisesti ja kattavasti päivittää opintotietorekisterissä. Jos henkilö ole itse ilmoittanut haluavansa tulla rekisteröidyksi korkeakoulun alumnirekisteriin, hänen yhteystietojaan voidaan päivittää alumnirekisterissä. Sen sijaan opintotietorekisteristä valmistuneiden tietoja otettaessa yhteystiedot on syytä päivittää erikseen väestötietojärjestelmästä kutakin yhteydenottoa varten ja vain siinä laajuudessa, kun kyseiseen yhteydenottoon tarvitaan.

Opiskelija voi myös kesken opintojensa luopua opiskeluoikeudesta ilmoittamalla luopumisesta kirjallisesti korkeakoululle. Tällöin opiskeluoikeutta ei voi palauttaa hakemuksesta, vaan opiskeluoikeuden saaminen uudelleen edellyttää opiskelijavalintaan osallistumista. Opiskeluoikeudesta luopuminen merkitään opintotietorekisteriin. Tällaisen opiskelijan tietoja käsitellään kuten valmistuneen tietoja, opintosuoritukset siis säilyvät rekisterissä mutta yhteystietoja ei päivitetä eikä vanhoja yhteystietoja pidä luovuttaa ilman erityistä syytä.

5.3 Arkaluontoisten tietojen käsittely

Arkaluonteiset tiedot on määritelty HetiL 11 §:ssä: Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan:

1) rotua tai etnistä alkuperää;

2) henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista;

3) rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta;

4) henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia;

5) henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; taikka

6) henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia.

Kansalaisuutta tai äidinkieltä koskeva tieto ei kuvaa eikä ole tarkoitettu kuvaamaan rotua tai etnistä alkuperää, joten nämä tiedot eivät ole arkaluonteisia. Niiden käsittelyyn pätevät luonnollisesti HetiL:n yleiset henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet, kuten tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimus.

Vaikka suurin osa arkaluonteisista tiedoista on myös JulkL:n mukaan salassa pidettäviä, arkaluonteisuus on eri asia kuin salassapito, sillä arkaluonteisuus viittaa nimenomaan henkilötietojen käsittelyn edellytyksiin. Henkilötiedon arkaluonteisuus tarkoittaa sitä, että tällaisten henkilötietojen käsittely on kielletty, ellei käsillä ole jokin HetiL 12 §:ssä mainittu poikkeusperuste. Korkeakoulujen kannalta merkittävimmät poikkeusperusteet ovat kohta 1 ja kohta 5: rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa arkaluontoisten tietojen käsittelyyn tai arkaluonteisten tietojen käsittelystä säädetään laissa tai se johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Esimerkiksi hakijan tai opiskelijan terveystietoja saatetaan joutua käsittelemään siksi, että yliopistolla on yhdenvertaisuuslain 5 §:n perusteella velvollisuus tarvittaessa ryhtyä kohtuullisiin toimiin vammaisen henkilön kouluttautumisedellytysten parantamiseksi. Tällöin yleensä hakija tai opiskelija hakee erityisjärjestelyjä tai tukitoimia ja antaa siten samalla suostumuksen hakemuksen sisältämien terveystietojen käsittelyyn.

Kun opiskelija hakee erityisjärjestelyjä vamman tai sairauden perusteella, hakemukset, niihin liitetyt terveydentilatiedot ja hakemuksesta tehdyt päätökset ovat JulkL 24 § 25 k nojalla salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä ovat muutkin opintoihin liittyvät terveydentilatiedot, esimerkiksi hakijan antama tieto allergiasta kenttäkurssia varten. Koska terveystiedot ovat myös HetiL 11 §:ssä määriteltyjä arkaluonteisia henkilötietoja, ne on kerättävä erilleen muista opintotiedoista (esimerkiksi erilliselle lomakkeelle) ja säilytettävä muista tiedoista erillään.

Korkeakoulujen on säilytettävä arkaluonteiset tiedot erillään muista henkilötiedoista. Esimerkiksi kenttäopetus- tai työharjoittelujaksoa varten voi olla tarpeen kysyä opiskelijan terveystietoja, tai valintakoetta varten tarjota mahdollisuutta hakea erityisjärjestelyjä. Tällöin terveystiedot pitää kysyä erillisellä liitteellä ja myös säilyttää ne erillään muista kyseistä opintojaksoa tai valintakoetta koskevista opiskelijatiedoista. Arkaluonteiset tiedot tulee poistaa rekisteristä välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää lakisääteisten tehtävien edellyttämää perustetta, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin. Esimerkiksi opiskelijan terveystiedot on poistettava rekisteristä, kun hän valmistuu, vaikka tietojen merkitsemisestä rekisteriin ei vielä olisi kulunut neljää vuotta. Opiskelijaa koskevan hallintopäätöksen tiedot kuitenkin voidaan säilyttää enemmän kuin neljän vuoden ajan, vaikka päätös perustuisikin arkaluonteisiin tietoihin. Opiskelijalle on esimerkiksi voitu myöntää lisäaikaa tutkinnon suorittamiseen terveydentilan perusteella. Tällöin rekisterissä säilyy edelleen merkintä myönnetystä lisäajasta, vaikka päätöksen perusteena olevat terveystiedot poistetaan rekisteristä viimeistään neljän vuoden kuluttua. Arkaluonteisia tietoja ei ole syytä merkitä sähköiseen rekisteriin, ellei niitä pystytä luotettavasti suojaamaan siten, että tietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseistä tietoa työtehtävissään. Tällaista tietoa ei ylipäänsä pidä merkitä sähköiseen rekisteriin, ellei se ole työtehtävien hoidon kannalta tarpeellista. Jos opiskelijalle esimerkiksi on myönnetty lisäaikaa terveydellisten syiden takia, sähköiseen rekisteriin merkitään myönnetyn lisäajan pituus ja asiaa koskevan hallintopäätöksen tunnistetiedot. Sen sijaan päätöksen perusteita ei merkitä rekisteriin.

Korkeakoulun on määriteltävä ne tehtävät, joihin sisältyy arkaluonteisten tietojen käsittelyä. Korkeakoulun on suunniteltava toimintansa niin, että arkaluonteisia tietoja joutuvat työssään säännönmukaisesti käsittelemään mahdollisimman harvat työntekijät. Esimerkiksi hakemukset opiskelijavalinnan tai opetuksen erityisjärjestelyistä vammaisuuden perusteella on syytä käsitellä siten, ettei opiskelija joudu joka opintojakson yhteydessä uudelleen ja erikseen selvittämään terveydentilaansa jakson opettajalle.

YOL 45 b §:ssä ja AMKL 28 b §:ssä on erikseen täsmennetty tiettyjen arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyn edellytyksiä. Kyseessä ovat ns. SORA-asiat. Kun opintoihin sisältyy alaikäisten turvallisuutta taikka potilas- tai asiakasturvallisuutta koskevia vaatimuksia, korkeakoulu voi tietyin edellytyksin peruuttaa opiskeluoikeuden. Samoin kun opinnot tai opintoihin kuuluva harjoittelu edellyttävät olennaisesti alaikäisten parissa työskentelyä, korkeakoulu voi tietyin edellytyksin peruuttaa opiskeluoikeuden. Näihin asioihin liittyviä hakijan ja opiskelijan terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskelijavalinnasta, opiskeluoikeuden peruuttamisesta, opiskeluoikeuden palauttamisesta tai kurinpidosta taikka antavat lausuntoja mainituista asioista. Näihin asioihin liittyvää opiskelijan rikosrekisteriotetta koskevaa tietoa saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskeluoikeuden peruuttamisesta.

Esimerkki: Opintosuorituksia rekisteröivä toimistosihteeri ei saa käsitellä opiskelijan rikosrekisteriotetta, koska hän ei valmistele eikä tee päätöksiä opiskeluoikeuden peruuttamisesta.

Tiedot yliopiston kurinpitotoimista kuten opiskelijalle annetusta varoituksesta tai opiskelijan määräaikaisesta erottamisesta ovat julkisia, myös itse kurinpitopäätökset perusteluineen, paitsi siltä osin kun kyse on salassa pidettävistä tiedoista kuten opiskelijan terveystiedoista. Arkaluonteiset ja salassa pidettävät tiedot kuten opiskelijan terveystiedot sisällytetään päätöksen liitteeseen, jota säilytetään erillään päätöksestä. Sähköisestä opintotietorekisteristä ilmenee kurinpitopäätöksen päivämäärä, kurinpitopäätöksen tekijä sekä päätöksen tunnistetiedot (diaarinumero tai vastaava). Opiskeluoikeuden peruuttamispäätös on salassa pidettävä, koska se säännönmukaisesti perustuu salassa pidettävään tietoon ja siten ilmaisee tällaisen tiedon. Tieto siitä, että opiskelijalla on ollut opiskeluoikeus tiettynä ajankohtana, samoin kuin tieto siitä, että opiskeluoikeus ei enää ole voimassa, on kuitenkin julkinen.

Salassa pidettävät henkilötiedot ja muut tiedot on säännelty JulkL 24 §:ssä. Salassapito tarkoittaa sekä velvollisuutta asiakirjan salassapitoon että vaitiolovelvollisuutta (velvollisuutta olla ilmaisematta tietoa asiakirjasta tai tietoa, joka asiakirjaan merkittynä olisi salassa pidettävä). Valinta- ja opintotietojen kannalta keskeisiä ovat muun muassa seuraavat salassa pidettävät tiedot:

  • henkilön taloudellista asemaa koskevat tiedot (JulkL 24.1 § 23 kohta)
  • sosiaalihuollon ja terveydenhuollon asiakkuutta koskevat tiedot (JulkL 24.1 § 25 kohta)
  • terveydentilaa koskevat tiedot (JulkL 24.1 § 25 kohta)
  • yksityiselämää, perhe-elämää ja henkilökohtaisia oloja koskevat tiedot (JulkL 24.1 § 32 kohta)
  • rikosrekisteriin talletetut tiedot (JulkL 24.1 § 28 kohta)
  • oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja (JulkL 24.1 § 30 kohta)
  • asiakirjat, jotka koskevat opinnäytetyön tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelmaa tai perusaineistoa taikka teknologista tai muuta kehittämistyötä tai niiden arviointia, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen niistä ei aiheuta opinnäytetyön, tutkimuksen tai kehittämistyön suorittamiselle taikka niiden hyödyntämiselle tai sen asianmukaiselle arvioinnille tai tutkijalle taikka tutkimuksen tai kehittämistyön toimeksiantajalle haittaa (JulkL 24.1 § 21 kohta)
  • asiakirjat, jotka sisältävät tietoja pääsy- tai muusta kokeesta tai testistä, jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa (JulkL 24.1 § 22 kohta)

Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus koskee korkeakoulun palveluksessa olevia tai luottamustehtävää hoitavia, muttei yksityishenkilöitä, kuten opiskelijoita, elleivät nämä ole saaneet salassa pidettävää tietoa korkeakoulun palveluksessa ollessaan tai luottamustehtävää hoitaessaan. Salassapito ja vaitiolo kohdistuu sivullisiin; omasta asiastaan jokaisella on yleensä oikeus saada tieto. Lisäksi tiedonsaantioikeus salassa pidettävään tietoon voi syntyä asianosaisjulkisuuden perusteella (JulkL 11 §): Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisjulkisuutta on tarkemmin selostettu valintatietojen käsittelyn yhteydessä.

Korkeakoulun sisällä salassa pidettävän tiedon voi antaa niille työntekijöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Salassa pidettävän tiedon voi muuten antaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty tai jos se, jonka etujen suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa. Näitä molempia tiedonantamistilanteita koskevat YOL 90 a § ja AMKL 40 §. Niissä säädetään oikeudesta salassapitosäännösten estämättä antaa opiskelijan terveydentilaa ja toimintakykyä koskevia ja tehtävien hoidon kannalta välttämättömiä tietoja

  1. yliopiston/ammattikorkeakoulun rehtorille ja yliopiston/ammattikorkeakoulun turvallisuudesta vastaavalle muulle henkilölle opiskelun turvallisuuden varmistamiseksi;
  2. opinto-ohjauksesta vastaaville henkilöille muihin opintoihin ja tukipalveluihin ohjaamista varten;
  3. opiskeluterveydenhuollosta vastaaville henkilöille opiskelijan terveyden ja turvallisuuden varmistamiseksi ja tarvittaviin tukitoimiin ohjaamista varten;
  4. harjoittelusta vastaaville henkilöille opiskelijan sekä harjoittelupaikan henkilöstön ja asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi; sekä
  5. poliisille ja yliopiston/ammattikorkeakoulun edustajalle, joka on ensisijaisesti vastuussa turvallisuusuhan selvittämisestä, välittömän turvallisuusuhan arvioimiseksi tai mikäli opiskelijan todetaan terveydentilan arvioinnissa olevan vaaraksi muiden turvallisuudelle.

 

Lainkohdissa tarkoitetuissa tilanteissa salassa pidettäviä tietoja voi siis antaa, mikäli tiedot koskevat opiskelijan terveydentilaa ja toimintakykyä, ovat tehtävien hoidon kannalta välttämättömiä ja ne annetaan säännöksissä mainituille henkilöille säännöksissä mainittuihin tarkoituksiin. Opiskelijan suostumusta tiedon antamiseen ei tarvita, koska säännöksessä on todettu, että tietoja on oikeus antaa, kun säännöksessä mainitut edellytykset täyttyvät. Nämä lainkohdat eivät koske vain ns. SORA-aloja, vaan kaikkia korkeakoulujen opintoja.

Esimerkki: Opiskelijan lopputyötä ohjaava opettaja saa opiskelijalta sähköposteja, joiden sisällön perusteella vaikuttaa siltä, että opiskelijalle on kehittymässä opintoja häiritsevä mielenterveysongelma. Opettajalla on oikeus ottaa yhteyttä YTHS:ön ja kertoa opiskelijan avuntarpeesta.

Esimerkki: Teknisen alan opiskelija saa luennoilla jatkuvasti huimauskohtauksia, mutta ei halua keskustella asiasta. Opettajalla on oikeus kertoa asiasta harjoittelupaikkaan, koska opiskelijan on tarkoitus käsitellä harjoittelussa teknisiä laitteita ja saattaa syntyä vaaratilanne, jos hän saa huimauskohtauksen kesken työtehtävien hoitoa.

6 Erityistilanteita

6.1 Tietojen luovuttaminen etsivään nuorisotyöhön

Nuorisolain (72/2006) 7 c §:ssä on säädetty viranomaisen oikeudesta luovuttaa nuoren (alle 29-vuotiaan) kotikunnalle etsivää nuorisotyötä varten nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot, jos viranomainen arvioi viranomaisena saamiensa tietojen pohjalta sekä nuoren tilanne ja tuen tarve kokonaisuudessaan huomioon otettuna nuoren tarvitsevan viipymättä tukea päästäkseen palvelujen ja muun tuen piiriin. Etsivän nuorisotyön tehtävänä on tavoittaa tuen tarpeessa oleva nuori ja auttaa hänet sellaisten palvelujen ja muun tuen piiriin, joilla edistetään hänen kasvuaan ja itsenäistymistään sekä pääsyään koulutukseen ja työmarkkinoille. Korkeakoululla on siis oikeus luovuttaa nuoren yksilöinti- ja yhteystiedot hänen kotikunnalleen, jos säännöksessä mainitut edellytykset täyttyvät. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi nuoren keskeyttäessä opinnot. Ensisijaisesti on yritettävä saada nuoren suostumus tietojen luovuttamiseen, mutta tiedot voidaan luovuttaa myös ilman suostumusta. Nuorelle on ilmoitettava etukäteen tietojen luovuttamisesta.

Korkeakoulussa on syytä päättää, kuka tekee päätöksen tietojen luovuttamisesta tällaisessa tapauksessa.

6.2 Kriisiviestintä

Kriisiviestinnässä salassa pidettävistä tiedoista pitää viestiä niin, ettei henkilön nimeä ilmaista tai muuten anneta niin tarkkoja tietoja, että hänen henkilöllisyytensä paljastuu, ellei henkilö ole antanut suostumustaan tiedottamiseen. Esimerkiksi onnettomuudessa loukkaantuneesta voidaan viestiä niin, ettei kerrota nimeä, koulutusohjelmaa tai muita yksilöiviä tietoja, vaan sanotaan "eräs opiskelija". Korkeakoululla ei ole oikeutta saada opiskelijan terveystietoja terveydenhuollosta ilman tämän suostumusta, ja jos tiedot saadaan muuta kautta, korkeakoulu ei voi tiedottaa niistä ilman opiskelijan suostumusta. Tieto henkilön elossa olemisesta tai kuolemasta on julkinen, joten korkeakoulussa voidaan tiedottaa opiskelijan kuolemantapauksesta ja esimerkiksi järjestää muistotilaisuus tai hiljainen hetki. Salassapitosäännökset on hyvä tuoda sopivalla tavalla esiin kriisiviestinnässä, jottei synny käsitystä, että asioita tahallaan peitellään tai ei vain haluta tai osata tiedottaa.

6.3 Jos sukupuoli tai henkilötunnus muuttuu

Väestötietojärjestelmään talletettu henkilötunnus voidaan muuttaa, jos laissa väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista (661/2009), 12 §:ssä esitetyt edellytykset täyttyvät. Käytännössä kyse on yleensä joko henkilön suojelemisesta ilmeiseltä ja pysyvältä uhalta tai siitä, että henkilö on vahvistettu vastakkaiseen sukupuoleen kuuluvaksi. Nimen muuttaminen taas perustuu nimilain (694/1985) säännöksiä. Henkilö voi muuttaa nimensä uuden sukupuolen mukaiseksi jo ennen sukupuolen vahvistamista ja uuden henkilötunnuksen merkitsemistä väestötietojärjestelmään. Varsinaista uusien asiakirjojen (esim. uudella henkilötunnuksella varustettujen tutkintotodistusten) antamiseen oikeuttavaa tai velvoittavaa lain säännöstä ei ole, mutta on otettava huomioon asian poikkeuksellinen luonne perus- ja ihmisoikeuksien kannalta. Tällöin on syytä toimia perusoikeudet kuten yksityiselämän suoja parhaiten turvaavalla tavalla ja myös alan toimivaltaisten viranomaisten (tasa-arvovaltuutettu, opetus- ja kulttuuriministeriö) antaman ohjeistuksen mukaisesti. Opetus- ja kulttuuriministeriö ja tasa-arvovaltuutettu ovat antaneet asiasta suosituksen 27.8.2013.  Korkeakoulun on suositeltavaa antaa uusi tutkintotodistus liitteineen pyynnöstä sukupuoltaan korjaaville henkilöille jo etunimen muututtua uuden sukupuolen mukaiseksi, vaikka henkilötunnus ei vielä olisi muuttunut. Uutta tutkintotodistusta pyytävän on toimitettava korkeakoululle maistraatin antama todistus, josta käy ilmi sekä entinen että uusi nimi ja henkilötunnus. Vanha tutkintotodistus on luovutettava korkeakoululle. Maistraatin antama todistus merkitään salassa pidettäväksi, koska henkilötunnuksen muuttumisen peruste säännönmukaisesti ja nimen muuttumisen peruste tässä tapauksessa liittyy henkilön yksityiselämään. Se säilytetään yksikön muiden salassa pidettävien asiakirjojen kanssa. Muuttuneet nimi- ja henkilötunnustiedot päivitetään myös opintotietorekisteriin. Kun kyse on henkilötunnuksen muuttumisesta, on suositeltavaa, että vain pääkäyttäjillä on pääsy sähköisessä rekisterissä alkuperäisiin tietoihin ja että vain heille näkyy tiedon muuttuminen.

Jos etunimi tai sukunimi tai molemmat muuttuvat muusta syystä kuin sukupuolen korjaamisen tai henkilötunnuksen vaihtamisen takia, korkeakoulun ei pidä antaa uutta tutkintotodistusta uudella nimellä.

6.4 Kuolleen opiskelijan henkilötiedot

Kun ihminen kuolee, hänen oikeuskelpoisuutensa (kelpoisuus saada oikeuksia ja tulla velvoitetuksi) päättyy. Tähän perustuu se, että esimerkiksi opiskelijan tutkielman arvostelu raukeaa, jos opiskelija kuolee kesken arvosteluprosessin. Kuolleelle ei myöskään voida myöntää tutkintotodistusta. Jos kuitenkin opiskelijalle on myönnetty esimerkiksi opintosuoritus tai tutkintotodistus kuoleman jälkeen, koska tietoa kuolemasta ei ole vielä saatu, päätöstä ei ole aihetta jälkeenpäin korjata.

Yliopiston hallussa olevat kuolleen opiskelijan kotihakemistotiedot ja -tiedostot sekä sähköpostit kuuluvat oikeudenomistajille (kuolinpesälle). Myös yliopiston hallussa mahdollisesti oleva tutkintotodistus (opiskelijalle luovutettava kappale) ja vastaavat asiakirjat kuuluvat oikeudenomistajille. Kuolinpesän osakkaita ovat vainajan perilliset, yleistestamentinsaajat ja leski. Perilliset ja leski ilmenevät vainajan virkatodistuksesta tai maistraatin vahvistamasta perukirjasta. Oikeus saada tiedot ja asiakirjat on vain kaikilla kuolinpesän osakkailla yhdessä. Oikeus ei voi koskea sellaista aineistoa, joka opiskelijalla itsellään oli ollut velvollisuus pitää salassa (esimerkiksi tutkimustarkoituksiin luovutettua salassa pidettävää aineistoa).

Kuolleen opiskelijan läheisillä (omaiset ja ystävät) on oikeus saada opintotietorekisteristä ja korkeakoulun muista rekistereistä opiskelijan julkiset tiedot kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa, koska kyseessä on henkilötietojen käsittely yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin. Salassa pidettävistä tiedoista vastaavaa oikeutta ei ole, ellei opiskelija ole eläessään antanut suostumustaan tai jokin erityissäännös anna tiedonsaantioikeutta.

6.5 Korkeakoulun antamien tutkintotodistusten ja vastaavien asiakirjojen oikeellisuuden tarkastaminen

Korkeakoululle voi tulla sekä sähköpostitse että postitse tai käynnin yhteydessä tiedusteluja, onko tietty asiakirja kyseisen korkeakoulun antama tutkintotodistus, opintosuoritusote tai muu asiakirja. Tällaiseen tiedusteluun voidaan vastaus antaa myös kirjallisesti tai sähköpostitse, vaikka vastaus epäsuorasti paljastaakin henkilötietoja. Asianosaisen suostumusta ei tarvita. Sen sijaan tietyn henkilön opintoja koskeviin kyselyihin ("onko N.N. x-korkeakoulun opiskelija/onko N.N. valmistunut x-korkeakoulusta/mikä oli N.N.:n lopputyön arvosana" jne.) voidaan vastaus aina antaa suullisesti tai antamalla asiakirja nähtäväksi, mutta vastaus kirjallisesti tai sähköpostitse sekä esim. opintosuoritusotteen antaminen kopiona tai sähköisessä muodossa edellyttää jotakin henkilötietolain mukaista luovutusperustetta.

6.6 Opiskelijoiden henkilötietojen käsittely internetissä ja muussa tietoverkossa

 

 

Fakta 9 Henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen laittaminen korkeakoulun ulkoisille tai sisäisille verkkosivuille on henkilötietojen sähköistä luovuttamista, joka opiskelijoiden tietojen kyseessä ollessa edellyttää opiskelijan antamaa suostumusta. Sen sijaan vain tietylle, kyseessä olevaan asiaan liittyvän henkilöryhmän nähtäväksi rajatuille verkkosivuille kuten esim. Moodlen kurssialustalle tai intranetin työryhmäalueille voi laittaa myös henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja. Tietoturvasyistä tällaisillekaan sivuille ei pidä laittaa arkaluonteisia henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja. Henkilötietoja ei myöskään tule säilyttää verkkosivuilla niiden käyttötarkoitusta pidempään.

 

 

Julkisuuslain mukaan viranomaisen (esim. korkeakoulun) on edistettävä toimintansa avoimuutta ja tiedotettava toiminnastaan ja palveluistaan sekä yksilöiden ja yhteisöjen oikeuksista ja velvollisuuksista toimialaansa liittyvissä asioissa. Lisäksi yliopistoilla on yleisvelvoite toimia vuorovaikutuksessa muun yhteiskunnan kanssa ja ammattikorkeakouluilla yleisvelvoite tukea aluekehitystä. Nämä yleiset velvoitteet eivät kuitenkaan tarkoita vapaata oikeutta, saati velvollisuutta, laittaa yksittäisten opiskelijoiden henkilötietoja internetiin tai korkeakoulun sisäiseen verkkoon (intranet).

Korkeakouluilla on sekä ulkoisia, kenen hyvänsä nähtävissä olevia verkkosivuja (internet) että sisäisiä verkkosivuja (intranet). Henkilötietojen käsittelyn suhteen ulkoiset ja sisäiset verkkosivut rinnastuvat pääosin toisiinsa. Vaikka intranetiin pääsyä on rajoitettu, käyttäjäkunta on kuitenkin niin laaja ja moninainen, että intranetissa esitetyt henkilötiedot ovat lukuisten muidenkin henkilöiden (sivullisten) saatavilla kuin niiden, joita asia varsinaisesti koskee.  Henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen laittaminen korkeakoulun verkkosivuille (sekä ulkoisille sivuille että intranetiin) on siis henkilötietojen sähköistä luovuttamista, joka opiskelijoiden tietojen kyseessä ollessa edellyttää opiskelijan antamaa suostumusta. Korkeakoulun tilaisuuksissa opiskelijoista otetut kuvat (esim. valmistumistilaisuudessa otetut kuvat) liittyvät yleensä käyttötarkoituksensa puolesta korkeakoulun ja opiskelijan väliseen opetussuhteeseen. Tällaisten valokuvien laittamista internetiin tai intranetiin arvioidaan siis myös henkilötietojen sähköisenä luovuttamisena, jos yksittäinen opiskelija on kuvasta tunnistettavissa.

Internetistä ja laajasta intranetistä eroavat erilaiset suljetut oppimisalustat, kurssialueet ja muut vain tiettyjen henkilöiden nähtäväksi rajatut sivut kuten esim. Moodle tai intranetin työryhmäalueet. Tällaiselle sivustolle voi laittaa myös henkilörekisteriin sisältyviä henkilötietoja, esimerkiksi luettelon opintojakson opiskelijoista tai työryhmän jäsenistä. Arkaluonteisia tai salassa pidettäviä henkilötietoja ei tietoturvasyistä pidä laittaa tällaisellekaan sivustolle. Esimerkiksi valintatoimikunnan työryhmäalueelle ei siis pidä laittaa tietoja hakijoista, jotka ovat pyytäneet erityisjärjestelyjä vamman tai sairauden takia.

Korkeakoulun toimielimen (esimerkiksi laitosneuvosto, dekaani) pöytäkirjat eivät yleensä muodosta henkilörekisteriä. Pöytäkirjojen laittaminen internetiin tai intranetiin tiedotustarkoituksessa sellaisenaan on siten mahdollista. Pöytäkirjoihin voi kuitenkin sisältyä esimerkiksi luettelo henkilörekisteriin sisältyvistä tiedoista (esim. luettelo koulutusohjelmaan hyväksytyistä hakijoista tai luettelo opiskelijavaihtopaikan saaneista), ja tällaisen luettelon laittaminen tietoverkkoon voidaan katsoa henkilötietojen sähköiseksi luovuttamiseksi. Suositeltava menettely on, että kun päätös sisältää tällaisen luettelon, luettelo on liitteenä ja pöytäkirja laitetaan verkkoon ilman liitteitä. Asiasta kiinnostuneet voivat saada tiedon liitteestä pyynnöstä.

Yksittäistä opiskelijaa koskevista päätöksistä tiedottaminen verkossa on harvoin tarpeen. Jos kuitenkin tietyt pöytäkirjat tai tietty päätösluettelo johdonmukaisesti julkaistaan verkossa, tiettyjä osia tai päätöksiä ei tarvitse jättää pois siksi, että ne koskevat yksittäisiä opiskelijoita. Suositeltava menettely on tässäkin julkaista tarvittaessa päätös verkossa niin, että henkilötiedot ovat liitteessä, jota ei laiteta verkkoon. Korkeakoulussa on suositeltavaa noudattaa yhtenäistä linjaa päätösten julkaisussa. On myös muistettava, että avoimeen verkkoon laitetun asiakirjan leviämistä verkossa ei voi kokonaan estää senkään jälkeen kun asiakirja otetaan korkeakoulun sivuilta pois.

Kun kyse on opinnäytetöistä, tietosuojavaltuutetun mukaan verkossa voidaan julkistaa opiskelijan nimi ja opinnäytetyön nimi, mutta ei arvosanaa. Tämä kanta perustuu opinnäytetöiden poikkeuksellisen suureen merkitykseen korkeakoulujen toiminnassa ja siitä nousevaan tiedotusintressiin.

Väittelijää, väitöstilaisuutta ja hyväksyttyä väitöskirjaa koskevat tiedot (päätökset, väitöstiedotteet) on kuitenkin perusteltua julkaista verkossa, koska väitöskirjat on lain mukaan julkisesti tarkastettava ja tieteen harjoittamiseen kuuluu julkisuus. Voidaan katsoa, että kenellä hyvänsä on oikeus saada tieto siitä, millaista tutkimusta korkeakoulussa harjoitetaan.

Henkilötietolain kannalta on joka tapauksessa selvää, ettei internetiin laitettuja, henkilötietoja sisältäviä pöytäkirjoja pidä pitää verkossa esillä loputtomiin. Korkeakoulun on hyvä määritellä tietty vuosimäärä, jonka pöytäkirjat ja päätökset ovat esillä verkossa.

Opiskelupaikan saaneet, valmistuneet, vaihtopaikan saaneet, apurahan saaneet ja muut vastaavat tiedot julkaistaan verkossa (koskee sekä ulkoisia sivuja että intranetiä) suostumuksella. Suostumuksen voi pyytää jo hakemuksen yhteydessä.

Kuulustelujen, tenttien ja muiden opintosuoritusten arvostelujen tulokset voi julkistaa intranetissä opiskelijanumerolla.

Korkeakouluilla on myös omia verkkojulkaisujaan, jotka saattavat ilmestyä sekä painotuotteina että verkossa tai vain verkossa. Jos tällainen julkaisu täyttää laissa sananvapauden käyttämisestä joukkoviestinnässä (460/2003) verkkojulkaisulle esitetyn määritelmän (julkaisijan tuottamasta tai käsittelemästä aineistosta aikakautisen julkaisun tapaan yhtenäiseksi laadittu verkkoviestien kokonaisuus, jota on tarkoitus julkaista säännöllisesti ja jolla on vastaava toimittaja), henkilötietoja julkaisuun laitettaessa on kyse henkilötietojen käsittelystä toimituksellisiin tarkoituksiin. Tällöin henkilötietolakia sovelletaan vain hyvin rajoitetusti, joten tällaiseen julkaisuun saa ilman opiskelijan lupaa laittaa esimerkiksi luettelon valmistuneista.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Apua

helpdesk@tamk.fi
03 245 2000